内定承諾書は、企業が人材を採用する際に内定者に対して発行する書類であり、一般的に内定通知とともに送付されます。
本記事では、内定承諾書の概要や混同されがちな書類との違い、作成方法などを解説していきます。
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目次
内定承諾書とは
内定承諾書とは、人材採用時に企業が内定者に対して、自社に就職することを成約する書類です。
内定者はこの書類にサインすることで就職する決断を下し、明確に入社の意思を示します。
内定者にとっては就職先への意思表示ですが、企業にとっては内定者の入社を確約する意味があります。
これにより企業は内定者が入社することを前提として、さまざまな準備を進めるのです。
企業が内定承諾書を発行する目的とは
企業はなぜわざわざ内定承諾書を発行し、入社の意思を明確にしたいのでしょうか？
ここでは、その理由や目的を解説していきます。
自社に就職する意思の再確認
1つ目の目的は、自社に就職する意思があるか再確認することです。
採用選考の際に自社が第一志望であるとする求職者がいますが、必ずしもそれが本当であるかどうかはわかりません。
不利な判定をされないためにそう言っているかもしれませんし、また就職活動の途中で志望度が変わる可能性もあります。
実際に、内定を出したあとに志望度がより高い別の企業の内定を得た場合、内定辞退をするケースは少なくありません。
企業は新たに入社する人材のためにさまざまな準備を整えなければならず、その途中で内定辞退があると損害を被る可能性があります。
だからこそ企業にとっては、内定承諾書で内定者の本当の意思を確認することが重要なのです。
人材確保のため
2つ目の目的は、人材確保のためです。
内定承諾書には法的な拘束力はありません。
しかし、内定者に文書を通して入社する意志があることを誓約してもらうことで、入社への気持ちを確かなものにしてもらうことができます。
もし、内定者が内定辞退を考えたとしても、正式な文書に署名・捺印をしてもらうことで内定辞退の抑制が可能です。
関連記事：内定辞退はなぜ起こるのか？内定辞退の現状や理由、避けるための方法を解説
内定承諾書と混同されがちな書類との違いとは
内定に関する書類は複数あるため、それぞれの違いを正しく把握しておきましょう。
内定通知書
内定通知書とは、企業が求職者に対して内定が決まったことを知らせる通知です。
一方で内定承諾書は、内定を知らせると同時に内定を受諾するかどうか意思表示してもらうものです。
内定誓約書
「内定誓約書」も用いられることが多い言葉ですが、内定承諾書とほとんど意味は変わりません。
したがって、どちらの言葉を用いても意味はほぼ同じということになります。
採用通知書
採用通知書には意味が明確に定められているわけではありません。
したがって、内定通知書のことを採用通知書という名目で発行するケースや、採用が決まった際に採用通知書を送付するケースなど、さまざまな意味合いで用いられています。
雇用契約書
雇用契約書とは、労働者と企業の間の労働契約の内容を明確にするための文書です。
雇用契約書は、法律で作成することが義務付けられているわけではなく、罰則もありません。
しかし書面で残していない場合、労働条件に関するトラブルが生じた際に「言った」「言わない」が不明瞭となり複雑なトラブルに発展するリスクがあるため、作成しておくことが望まれます。
内定承諾書の法的な拘束力とは
上述した通り、内定承諾書に法的な拘束力はありません。
しかし、内定者が内定承諾書を提出した時点で、内定者と企業側の間に労働契約が締結されたとみなされます。
したがって、内定承諾書を提出してから内定辞退をすることは、「労働契約の解消」にあたりますが、民法の定めにより企業に対して入社する意思を示してから2週間以内であれば契約の解消が可能です。
とはいえ内定承諾書を提出したあとの辞退は企業にとって損害となるため、企業側は内定辞退を防ぐよう内定者フォローが重要となるでしょう。
入社を確定させたい企業側の事情とは
内定承諾書を発行する目的は上述しましたが、これ以外にも企業には内定者が入社する確約を望む事情があります。
ここでは、その企業側の事情について見ていきましょう。
必要最低限の人材確保のため
企業が内定者の入社を確約したい1つ目の理由は、必要最低限の人材確保をしなければならないためです。
企業は社内で必要な人材の数を算定しているため、内定辞退によってその人数に届かなければ問題となります。
したがって、企業には内定辞退を避けて、早期に必要最低限の人数を確保したいという思惑があります。
採用コストが大きいため
2つ目の理由は、採用コストが大きいことです。
企業は人材採用のために、下記のような準備や取り組みに莫大な時間やお金をかけます。
- 説明会
- 求人情報の掲載
- 面接や適性検査の実施
- 求人後の研修
したがって内定辞退が続出すると、企業にとっては人材採用にかけた投資を回収できなくなってしまうのです。
関連記事：内定ブルーとは？内定者・企業側の対処方法や陥る原因を解説
まとめ：内定承諾よりもその後の離職の方が問題
内定承諾後に、内定者が離脱してしまうということは事実あることでしょう。
例えば、隠れて裏で他の第一希望の企業面接を受けていた、あるいはオリエンテーションの雰囲気など理由はさまざまです。
しかし、その理由は「自社よりも魅力的な企業を見つけてしまった」というひとつに集約されます。
内定承諾後の内定辞退は自社企業でできることは多くありませんが、それよりも自社内で離職率が高まってしまっていることの方が問題です。
入社後に離職をされる場合、自社にいるメリットを社員が感じられなくなってしまっている可能性があります。
この場合、早急に対応が必要になることでしょう。
離職率が高まっている場合、以下3つの原因が想定されます。
- ルール遵守（管理）不足による離職
- 目標が不鮮明なことによる離職
- 結果に対する評価、吟味が無いことによる離職
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