人事異動は従業員や役員にとって重要なものです。
そして、そんな人事異動を実施する際に企業にとって重要となるのが「内示」です。
したがって人事異動に関わる場合、内示についても正しく把握しておかなければなりません。
本記事では、内示の概要や生じるトラブルとその対策、注意点、人事異動の種類を解説していきます。
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目次
内示とは
内示という言葉には、「情報を内々で伝えること」や「非公式に知らせること」といった意味があります。
一方でビジネスにおける内示は人事異動の通達の際に使用され、人事異動を公式に示す前に、非公式で対象者や一部の関係者などに対して内々で示すことです。
また、人事異動には下記のような種類が挙げられます。
- 転勤：働く場所がこれまでの場所と変わること
- 昇格：職能資格の階級が上がること
- 昇進：職位（役職）が上がること
内示と辞令の違い
内示と混同されがちな言葉に「辞令」がありますが、辞令は企業が従業員に対して転勤や異動、昇進、降格などの決定について公式に知らせるための公式文書のことです。
人事異動の際は、対象者に「内示」を通達してから、タイミングを見計らって公式文書の「辞令」を出すことになります。
内示の目的
なぜ、辞令の前にわざわざ内示を出す必要があるのでしょうか？
その目的は、人事異動に伴うさまざまな準備をする期間を設けることにあります。
人事異動の際には手続きや業務の引き継ぎ、心の準備や生活環境を整えることなど、さまざまな準備が必要です。
したがって、企業は人事異動のときに対象者に突然伝えるのではなく、前もって内示を出すことが求められます。
原則として断ることはできない
内示を出された際、従業員は断ることができるのでしょうか？
結論から言うと、原則として断ることはできません。
なぜなら、内示が出された時点で既に辞令が出ることが決定しているためです。
厳密には、内示の目的としては人事異動に伴うさまざまな準備期間を用意することだけではなく、内示の段階で対象者に断る機会を与えるという点も挙げられます。
というのも、内示は業務命令ではなく法的な拘束力もありません。そのため、適切な理由がある場合は拒否することも可能ではありますが、その希望が通らないケースもあります。
関連記事：中小企業が導入するべき人事評価制度とは？活用ポイントを解説
人事異動の際に生じるトラブルとは
人事異動の際に生じるトラブルを避けるためにも、どのようなトラブルが生じやすいのかを見ていきましょう。
拒否
先ほども軽く触れましたが、従業員は基本的に辞令を断れません。
しかし、それでも人事異動に対して拒否や抗う従業員が出てくることもあります。
この場合、しっかりと話し合う場を設けることが求められますが、話し合いでも解決しないのであれば懲戒処分を行う必要があるでしょう。
意欲の低下
内示を出されたことで意欲の低下を招くケースもあります。
その原因として挙げられるのは、「慣れ親しんだ職場で頑張ってきたのに、別の部署に異動したくない」「移動先が希望の部署ではない」といったものです。
この場合、異動後に意欲が下がり生産性の低下につながる可能性があるため、注意しなければなりません。
内示が秘密である必要性とは
辞令が出るまでは内示について公にしてはいけませんが、一般的にはその期間は1ヶ月から2ヶ月ほどとなります。
では、内示が秘密裏に行われる必要性はどこにあるのでしょうか？
ここでは、なぜ内示を明かしてはいけないのか、その理由を解説していきます。
戦略的な理由
従業員の役職や職位が重要な場合、経営戦略における機密性は高まります。
例えば、代表取締役の内示が計らずも公になってしまうと、株価に悪影響を及ぼす可能性があります。
なぜなら投資家が「代表取締役が変わることで企業が不安定になるかもしれない」と危惧するからです。
辞令までの悪影響を抑えるため
内示が秘密である理由は、業務への悪影響を抑えるためでもあります。
内示から辞令の間に、内示の情報が漏れてしまうと社内に不和が生じて信頼関係が損なわれるなど、従業員に悪影響が及ぶ危険性があります。
また、辞令は出されると変更できませんが、内示は調整可能な段階であるため、調整や取り消しが可能です。
まだ未確定な部分があるため、公にしてしまうと混乱が生じる可能性があるのです。
関連記事：戦略人事が注目される理由とは？そのメリットや役割、経営戦略と違いのを解説
内示が漏れてしまう原因とは
なぜ、内示（人事異動の情報）が漏れるのでしょうか？
主に下記のようなケースが考えられます。
- 人事異動に納得せず周囲に相談する
- 望む人事異動のため喜びのあまり明かしてしまう
- 業務の引き継ぎなどから漏洩してしまう
- 人事異動情報を持つ担当者の不注意
内示が漏れてしまう原因としては、対象者がうっかり周囲に話してしまうケースが多いですが、内示を出す側や人事異動情報を持つ担当者の不注意によって漏洩してしまうケースもあるため注意しなければなりません。
まとめ：内示が漏れない組織を作り出すために
内示が漏れてしまうことを避けるためには、基本的なルールを従業員に守らせることが大切です。
ルールには、誰でも守れるルールとそうではないルールの2種類があります。
- 誰でも守れるルール：出社と退勤の挨拶をする
- 守れない可能性があるルール：売上目標を達成する
上記2つのうち、誰でも守れるルールを徹底することで、内示の漏洩を防ぐことができるようになります。
あくまでも例でしかありませんが、組織の健全化、透明性を守るためには「組織のルールを徹底し、形骸化させない」ことが大変重要なのです。
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