突然ですが、このようなことを感じてはいませんか？
- 「全社会議とは一体なんだろう？」
- 「全社会議って無駄なんじゃない？」
- 「オンラインやリモートで全社会議をするにはどうすればいい？」
全社会議は、会社の現状や戦略、方向性を全社員で共有するために行われる重要な会議です。
全社会議を定期的に行うことで、従業員にとっても、会社を経営していくにあたっても、ポジティブな影響をもたらします。
本記事では、全社会議の基本的な知識から、行う意味や目的、オンラインでの失敗しないためのポイントなどを解説していきます。ぜひ、自社で全社会議を行う際の参考にしてみてください。
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目次
全社会議とは、社員が全員参加して情報共有をする場
全社会議とは、その名の通り会社に所属する全ての人間が参加して行われる会議です。一般社員から経営層の取締役まで、全ての人間が集まります。そこでは現在展開している事業の現状や展望、会社がこれからどのように進んでいくのかなどの方向性や戦略といった内容が話され、社員全員で共有します。
全社会議で重要なことは「会社に所属する全員が参加すること」で、どうしても参加できないという理由がない場合は、基本的には参加することが求められます。
一般的には、全社会議は短期間に何度も何度も行われるわけではなく、頻度が高いわけではありません。やりたいと思ったときにやるものではなく、毎年行う時期を決めたり、月に1回の開催を決めるなどの定例として継続することが求められます。定例会議とすることで、企業の経営にリズムが生まれ、社内の文化が育まれやすくなります。
全社会議は会社の現状や方向性、企業のビジョンを共有することが主な目的ですが、日常的に接することが少ない従業員同士がコミュニケーションをとるきっかけとなり、新しいアイデアが生まれる可能性も高まるでしょう。
すぐに終わることもあれば、全社員が集まっての会議で時間がかかってしまうこともあるため、ケータリングや仕出しが用意されることもあります。全社会議を社員のモチベーションを高めるために用いたり、イベントのように開催する企業も少なくありません。
また、近年では、新型コロナウイルスの流行により、同じ空間に大勢が集まることは憚られるので、zoomなどのツールを使ってオンライン上で行う企業も増えています。
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全社会議が無駄？目的や意味とは？
一般的に「会議」と聞くと、下記のようないわゆる「ダメな会議」をイメージされることが少なくありません。
- 延々とダラダラ話して、生産性の低い話し合いになる
- 偉い人ばかりが発言し、それ以外の従業員には発言権がない
- 決めた時間を大幅に超えてしまう
このような会議ばかりしている企業の従業員からしてみると、「会議って意味あるの？」や「こんな会議なら出る意味がない」と不満を感じる人が出てくるため、モチベーションの低下につながります。
さらに、全社会議となると参加する人数が一般的な会議よりも増えるため、まとまりのない会議に陥りがちです。したがって、全社会議をするたびに「この会議は無駄なんじゃないか」と従業員に思われないようにするためにも、開催する側は全社会議を行う目的や意味をしっかりと認識しておくことが大切です。
全社会議の目的や意味は、会社によって異なることもありますが、一般的には下記のようなものが挙げられるでしょう。
- 会社の現状や将来的な展望、戦略などを共有する
- 従業員に会社の情報を提供する
- 従業員のエンゲージメントを高める
- 従業員の考えや意見を聞く
- 従業員が自分の業務やポジションを俯瞰的に見られるようにする
それでは1つずつ解説していきます。
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会社の現状や将来的な展望、戦略などを共有する
まず、冒頭でも触れた通り、全社会議の主な目的は、会社の現状や将来的な展望、戦略などを全社員で共有することにあります。
会社が現在、どのような状況にあるのかや具体的な業績を把握することで、一般社員でも会社の経営を自分ごととして捉えることができ、日常的な業務に活かすことができるでしょう。
特に、昨今はリモートワークに移行する企業は増えていますが、リモートワークではどうしても社長や経営者とコミュニケーションをする機会が減り、一般社員は会社がこれからどのように変わっていくのか、どこを目指しているのかがわからなくなってしまいます。
したがって、全社会議によって経営者が思い描く企業のビジョンや長期的な計画などを共有することで、一般社員でもその計画に沿った業務が可能になります。
従業員に会社の情報を提供する
全社会議を行う2つ目の目的は、一般社員に会社の情報を提供することです。
経営者や経営層が持っている、会社に関する情報を一般社員に開示し提供することで、一般社員と経営層との間に信頼関係を構築できます。会社について何も聞かされていない状況が長く続けば、従業員のなかで「何か会社に良くないことが起きているんじゃないだろうか」と不安を感じる人がでてくるかもれしれません。
そのような心境では従業員は安心して働けないため、情報を共有することによって不安感を拭い去ることができます。
従業員のエンゲージメントを高める
「従業員エンゲージメント」とは、会社に対する従業員の貢献意欲や会社をどれだけ信頼しているかを指す言葉です。全社会議は、この従業員エンゲージメントを高めることにも効果的です。
以前までは、同僚や他の部署の従業員と社内でコミュニケーションをとるのが当たり前の光景でしたが、リモートワークが増える昨今では、会社の人と接する機会が大幅に減っています。また、普段はあまり話さない人同士が社内で話すことにより、画期的なアイデアが生まれることもありますが、リモートワークがメインになるとこのようなことも起こりにくくなります。
こういった状況が続くと日常的にコミュニケーションをとる人が固定化されてしまい、会社への帰属意識や所属意識が低下し、会社を辞める人が増えてしまうかもしれません。
全社会議によってさまざまな従業員との交流を増やしたり、会社とのつながりを強化するためにも全社会議は有効です。
従業員の考えや意見を聞く
全社会議では、従業員に対して一方的に経営層が情報を伝えるだけではなく、従業員の意見や考えを聞くという目的もあります。
実際に現場で仕事をしている従業員の声を聞き取ることで、新たなアイデアや経営層からは見えない課題を見つけられるかもしれません。
従業員が自分の業務やポジションを俯瞰的に見られるようにする
全社会議で会社の業績や方向性、経営層が考えているビジョンを共有することで、従業員が自分の仕事が会社にとってどのような意味を持っているかを理解したり、自分の立ち位置を会社全体から俯瞰して見られるようになります。
ただ目の前の仕事に取り組むよりも、その仕事がどのような意味を持っているのかを把握して取り組む方が、より生産性が上がり、モチベーションの向上にもつながります。
全社会議で失敗しないためのポイント
全社会議で失敗しないためのポイントは下記の3つです。
- 誰でも気軽に発言できるようにする
- ファシリテーターを決め、役割を定める
- 全社会議の目的を全員が理解している
それでは1つずつ解説していきます。
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誰でも気軽に発言できるようにする
全社会議で失敗しないためには、まず誰でも気軽に発言できるようにすることです。
そのためにも下記のようなルールをあらかじめ決めておくのが良いでしょう。
- 他者の考えを否定してはいけない
- どのような発言をしても不利益を被らないにする
このようなルールを決めておかなければ、発言したい従業員がいても「このようなことを言ったら叩かれるのではないか」や「会社に都合が悪いことを言えば、今後なにか自分に嫌がらせをされるのではないか」と不安を抱き、発言を控えるようになってしまいます。
したがって、上記のようなルールを決めたうえで、従業員に対して発言を促し丁寧に発言をピックアップすることが重要です。
ファシリテーターを決め、役割を定める
ファシリテーターとは、効率的かつ円滑に会議を進めるための進行役です。偏りのない立場から双方の意見の調整や、意見交換を促すなど、実りのある会議を実現するために重要な役割を果たします。
ファシリテーターを決めることで、下記のようなメリットが得られます。
- 対話が促進される
- 会議の目的がブレにくくなる
- 発言しやすい空気になり活発な会議にできる
- 時間管理が徹底され、決めた時間を超えることが減る
また、全社会議では場合によっては行き詰まることもあるため、そのようなときに会議をまとめるファシリテーターがいることで、有意義で生産的な会議となります。
オンラインで行う場合はファシリテーターがそれぞれの参加者に対して、積極的に発言を促すことが重要です
全社会議の目的を全員が理解している
全社会議を行う際は参加する従業員全員が、全社会議を行う目的や意味を理解していることが重要です。
「これは何の役に立つの？」や「全社会議は意味があるの？」と疑問に感じながら参加しても、有意義な会議とはなりません。むしろそのような参加者がいることで、後ろ向きな発言が増えて空気が悪くなったり、発言もせず話も聞かないといったことが増えてしまいます。
このようなことを防ぐためにも、「全社会議はなぜ行われるのか」という目的を明確にし、目的意識を持って臨んでもらいましょう。
全社会議をzoomなどのオンライン上で行う場合の注意点
近年では、新型コロナウイルスの流行により全社会議をzoomなどを用いて、オンライン上で行う企業も増えてきました。
しかし、実際に集まって行う全社会議と、リモートで行う全社会議とでは勝手がかなり異なります。したがって、注意点もいくつかあるので失敗しないためにも確認しておきましょう。
オンライン上で全社会議を行う際の注意点が下記の3つです。
- 時間に配慮する
- 開始前にアイスブレイクの時間を設ける
- スライドを多めに用意する
それでは1つずつ解説していきます。
時間に配慮する
オンライン上で全社会議を行う際は、あまり長くなりすぎないように時間に配慮することが求められます。
なぜなら、参加者は会議中にパソコンの前で動くことが難しいからです。一人ひとりの画面が映し出されているため常に気を張っている状態になりやすく、実際に集まって行う全社会議よりも疲れる場合があります。
したがって、参加者の集中力が切れる前に全社会議を終わらせるためにも、長々とならないように注意しましょう。とある企業では、もともとは2時間かけて行っていた全社会議を、オンライン上でするために40分まで短くしたという事例もあります。
開始前にアイスブレイクの時間を設ける
実際の会議でも、会議前に早めに集まった人同士で会議とは関係のない雑談などのコミュニケーションをとることで、緊張感や堅苦しい空気を緩和させるアイスブレイクの時間があります。
このアイスブレイクの時間をオンライン上にも導入することで、活発な会議にすることができます。具体的には、全社会議の開始時間の少し前から全社会議のシステムを開いておくことで、早めに入ってきた人たちが簡単なコミュニケーションをとれるようにしておくと良いでしょう。
スライドを多めに用意する
会議ではパワーポイントなどを用いて、スライドを見ながら進めることもあります。
オンライン上の全社会議でも使用する場合は、スライドは多めに用意しておくべきでしょう。
なぜなら、オンライン上で同じスライドを見続けるのは退屈になりやすいからです。実際に人が集まって行う全社会議であれば、話し手が身振り手振りなどボディランゲージを用いて解説するため、スライドに変化がなくてもあまり退屈することはありません。
しかし、オンライン上になると同じ画面を見続けなければならず集中力が切れやすいため、可能な限りスライドを多めに用意しておいて、参加者を退屈させないように、少しでもスライドに動きを増やすことが求められます。
まとめ
ここまで、全社会議について失敗しないためのポイントから、オンライン上で行う際の注意点などを解説してきました。
オンライン上で全社会議を行うと、内容を記録しておけるため参加できなかった従業員がいつでも見ることができるというメリットもあります。また、今後会社に入ってくる従業員が、今までの全社会議の様子を見られる点もメリットです。
オンライン上で全社会議ができるようになれば、普段の会議もリモートで行えるようになります。ウェブ会議はスピーディかつ柔軟に会議ができ、低コストで導入できるため、中小企業などが導入するには最適といえるでしょう。
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