管理職に求められる3つの能力とは？優秀な上司が行っている5つのことを解説！

管理職とは、どんな人を差すのでしょうか？企業で働く人であれば、耳にすることも多い「管理職」という言葉。しかし、その言葉の意味を正確に理解している人は少ないのではないでしょうか。

この記事では、これから管理職になる人や、既に管理職として働いている人に向けて「管理職の意味や役割」「魅力的な管理職になるために必要なこと」について解説します。

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管理職とは

まず管理職とはどのような意味なのかをお伝えします。役員や一般従業員との違いについても解説するので、それぞれの立ち位置について、まずは知っていきましょう。

管理職の定義とは

管理職とは、企業が掲げる目標達成に向け、部下を指揮・管理する職位を指します。一般的には「本部長、部長、次長、課長、係長、主任」など、企業内で一定の決裁権を持っている職位が管理職にあたるケースが多くなっています。

また、その業務・権限・労働態様・待遇などが、労働基準法における「管理監督者」にあてはまる場合、労働時間や休日に関する規定が適用されません。そのため、法律における時間外労働の上限を超えて働くことができますが、残業代や休日手当などの支給がありません。

なお、管理監督者とみなされるには「重要な職務内容」「重要な責任と権限」「労働時間の態様」「地位にふさわしい待遇」を満たす必要があります。必ずしも管理職＝管理監督者というわけではありませんが、管理職とは企業内において重要な立場であることを覚えておきましょう。

管理職と役員の違いとは

企業の目標に向けて部下をまとめる管理職に対し、役員は企業方針や重要事項の決定に関わる立ち位置です。その他にも「契約形態」「給与」「責任範囲」といった違いがあります。

契約形態

管理職は企業と雇用契約の関係にある従業員です。しかし、役員は従業員ではなく、企業とは委任契約の関係にあるという違いがあります。なお、管理職は従業員であるため「労働者」、役員は「使用者」となります。

給与

管理職には毎月給与が支給されますが、役員には給与がありません。代わりに定款規定や株主総会によって定められた役員報酬が支給されます。労働に対して給与を受け取る管理職に対し、任務遂行に対して報酬を受け取るのが役員となっています。

責任範囲

管理職、役員では責任の大きさが異なります。決定権や裁量を持っている管理職でも、失敗を理由に個人が責任を負わされることは、ほとんどありません。しかし役員は、会社法に基づき、任務を怠ったときに生じた損害を賠償する責任があります。

管理職と一般社員の違いとは

部下を取りまとめる管理職に対し、管理職の指示に沿って業務にあたるのが一般社員です。この役割の他にも、「手当」「権限や責任」などが違いとして挙げられます。

手当

先述の通り、労働基準法上における管理監督者の定義にあてはまる管理職の場合、労働時間、休日などの規定が適用されません。一般社員には時間外労働の上限があり、残業や休日出勤手当の支給もあります。しかし、管理職にはそれがありません。

権限や責任

権限の範囲が異なるため、一般社員が指示を仰ぐような内容でも、管理職であれば裁量を持って動くことができます。ただし、その分だけ管理職の責任は大きく、部下の失敗をフォローしたり、時には顧客に謝罪したりする必要もあります。

管理職に求められる3つの役割

企業が一丸となって目標に向かうのに欠かせないのが管理職です。ではその管理職には、具体的にどんな役割があるのか、ここでは3つに分けて解説していきます。

業務の管理

管理職の役割の1つは、企業や自身の部署が目標を達成できるよう、業務を管理することです。具体的には計画立案、能力に応じた人員配置、予算管理、進捗や目標達状況の把握などを行ないます。

また、目標達成に向けて滞りなく計画が進むよう、状況に応じて新たな試みを導入したり、プロセスの改善を行なったりすることも求められます。

部下の管理と育成

部下の仕事内容や進捗具合などを把握し、サポートや助言を行うのも管理職の役割です。また、部下が自分のスキルを活かせているか、臨むキャリアに向かってスキルアップできているかにも気を配り、相談に乗る必要があります。

個性や強みは人それぞれであるため、適宜コミュニケーションや仕事を通して、部下について知ることが大事です。時には部下のモチベーションを引き上げたり、心身の状態などを気に掛けたりすることも管理職には求められます。

経営層の考え方を伝える

経営層の考えを部下に伝え、それを浸透させる役割も担っています。部下が各々に異なる方向を向いていると、本来得られるはずの成果が得られない可能性があるためです。

そのため管理職には、経営理念や方針などを、部下に分かりやすく伝えることが求められます。また、それらを部下の行動レベルにまで浸透させられるよう、日々の会話や行動で自らが示していく必要もあります。

管理職に求められる3つのスキル

管理職には、「テクニカルスキル」「ヒューマンスキル」「コンセプチュアルスキル」の3つが求められます。ここではそれぞれの詳細についてお伝えします。

テクニカルスキル

テクニカルスキルとは、業務遂行に欠かせない知識や技術などのことです。業種や職種、立ち位置によってテクニカルスキルの内容は異なってきますが、管理職の場合は、企業や部署全体をマネジメントする能力、人事評価スキルなどがこのスキルに当てはまります。

ヒューマンスキル

良好な対人関係を築く能力のことです。つまり、業務に関係する人物を分析し、それぞれに適した対応やアプローチをするのがこのヒューマンスキルです。

例えばコミュニケーションやコーチング、リーダシップなどがこれに当たります。管理職の場合は、部下への対応力、企業や部署を目標に導く力などが、ヒューマンスキルとして求められます。

コンセプチュアルスキル

概念化能力と言われ、物事の本質を見極める能力のことです。例えば、状況分析、課題の発見、対処法の検討、効果の予測などを行う能力がコンセプチュアルスキルにあたります。

分析を踏まえて目標を立てたり、トラブル発生時に解決策を施したりなど、あらゆる局面を乗り切る能力であることから、管理職の中でも経営層に近い立場ほど求められる傾向にあります。

良い管理職になるためにやるべき5つのこと

管理職として企業や部署を目標に導くことは重要です。しかし、より魅力的な管理職として活躍するには、その過程ですべきことや、意識したいことが5つあります。ここではその5つについてお伝えします。

適切に業務を割り振る

管理職は部下に業務を割り振らなくてはいけません。自身は全体の状況把握や分析など、管理職ならではの業務に注力しなくてはいけないためです。

しかし、漫然と業務を任せれば良いという訳ではありません。部下の能力や抱えている業務量を踏まえて、あくまで適切に割り振ることが求められます。

管理する仕組みを作る

管理職として活躍するためには、仕組みを作ることも重要です。全体の状況を気まぐれに確認し、行き当たりばったりの策を立てていては、成果を最大化することはできません。

「定期的な状況確認」「必要であれば改善策を立てる」「部下への情報共有やフィードバック」など、一連のサイクルを予め決めるなど、管理がしやすい仕組みを整えましょう。仕組みが整っていれば、次に何をすべきか明確になるだけではなく、部下にも適切な指示を出しやすくなります。

コミュニケーションを積極的にとる

部下とのコミュニケーションは必要不可欠です。会話をすることで部下の業務進捗だけでなく、強みや性格なども把握できるためです。それに伴い、業務の割り振りや、モチベーションのコントロールがしやすくなります。

そして、コミュニケーションは部下に自身のことを知ってもらうきっかけにもなります。会話の積み重ねは、相談のしやすさや情報共有の円滑さにつながるので、管理職である自分自身から積極的にコミュニケーションを図るようにしましょう。

職場環境を改善する

部下の働きやすさや、成果の上げやすさなどを考え、職場の環境を適宜改善しましょう。改善することで、業務効率や部下のモチベーションアップつながります。

例えば、備品やデータファイルの管理は行き届いているか、オフィス内は過ごしやすい温度かなど、業務に差し支える点がないか気を配り、適宜システムや機器の導入を検討しましょう。

また、企業や部署内の風通しに目を向けることも重要です。不明点を聞きにくい、アイディアを積極的に発信しにくいなど、風通しがあまり好ましくない場合、企業や部署全体の成果や士気が下がってしまいかねません。

不明点は教え合う、新しいアイディアを歓迎する空気を定着させるなど、管理職として部下が活躍しやすい環境を整えることが大切です。

自身が手本となる行動をとる

企業や部署を取りまとめる身として、自分自身がお手本となる行動を心掛けましょう。なぜなら、日々の行動が部下からの信頼につながるためです。「挨拶をきちんとする」「ミスを認める」「経営理念を行動に反映させる」など、基本的なことから企業の成果に関わる部分まで、意識して行動しましょう。

また、自分自身がモチベーションを高く持つことも大切です。一般社員の頃は上司がコントロールしてくれていたモチベーションを、自ら管理するのは楽なことではありません。しかし、管理職のやる気は部下にも伝わり、結果として積極性や意欲向上を促します。行動と気持ち、いずれの面でもお手本となれる管理職を目指すことが大切です。

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