問題を解決しようと焦って動いてしまうと、余計に状況が悪化してしまうことがあります。問題に直面したときは、フレームワークに代表されるような問題解決のテクニックを使って論理的に行動しましょう。
本記事では問題解決に役立つ9つのテクニックと、チームで使えるブレインストーミングの方法について解説します。
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目次
問題を解決に導く9つのテクニック
社会人になれば、仕事や日常生活で問題に直面する場面は各段に増えます。さらにリーダーともなれば、正解が見つからない問題に直面することもあるのではないでしょうか。
そのためビジネスシーンでは、複雑な問題を解決するスキルやテクニックを活用していきましょう。
本記事では問題に直面した際に誰でも実践できる、解決に導くための9つのテクニックを紹介します。
1. 問題を見える化する
発生した問題の解決のみに集中してしまうと、問題の全体像の把握は困難です。問題の本質を見極めて解決しないと、いつまでも同じトラブルが発生し振り回されることもあります。
このようなときは一度、今ある問題をホワイトボードや紙、ドキュメントなどに書き出してみましょう。可視化できれば、整理しやすくなるだけでなく全体像の把握にも役立ちます。
またメンバー全員が問題を見えるようにすれば、新たな視点からの解決策も得やすいでしょう。
問題が発生したときは頭の中だけで解決方法を考えるのではなく、見える化することを意識してください。
2. 相関図を書いてみる
相関図とは、物や人物の関係を分かりやすく視覚化した図のことで、人材マネジメントや2つのデータの相互関係の理解などに役立ちます。問題を中心に置き、要因などを周りに配置した相関図を作成すれば、トラブルの全体像を理解しやすいでしょう。
また相関図に限らず、複雑な問題は文章だけでなく、絵や図も駆使してまとめるのがおすすめです。このような問題解決に役立つ枠組みを「フレームワーク」と呼び、多くのパターンがあるため合わせて活用してみましょう。
3. 問題を細かく再定義する
解決すべき問題が大きすぎるときは、一度、問題を手に負える程度まで細分化し、定義しなおしてみましょう。細分化した問題の解決策を考えることで、問題全体の解決につながることもあります。
例えば、「前年よりも売上が下がっており解決したい」では解決すべき問題が大きく、やるべきことも漠然としています。しかし「毎週の商談が平均〇件減っており、案件獲得数が〇件減少している」まで問題を細分化すれば、解決の方法が明確です。
なお再定義するときは、問題全体の解決につながる内容かも合わせて確認しましょう。
4. 情報を収集する
問題の種類によっては、組織や個人の知識・経験のみでの解決が困難なケースもあります。この場合、まずは問題解決に役立つ情報を収集しましょう。また情報収集する際は、目的を明確にしておくことも大切です。
例えば、問題が特定商品の利益率低下であり、目的が利益率の向上である場合、売上・シェア率・原価・生産性などのデータを収集する必要があります。
なおマーケティングや法律など、データの種類によっては収集しても、自分だけでな有効活用が難しいケースもあります。そのような場合は、それぞれの分野の専門家にも相談してみましょう。
5. 問題を再現してみる
問題を再現可能なものと不可能なものに分け、可能なものは問題を再現してみましょう。それにより解決策を見出せることもあります。
例えば、機械の操作で同じミスを繰り返す従業員がいる場合、操作手順を再現させることでミスの原因が見つかる可能性があります。
6. 5W1Hに当てはめる
5W1Hとは、What（何を）、Who（誰が）、When（いつ）、Where（どこで）、Why（どのような目的で）、How（どのように）の頭文字です。物事を進めるときや情報を正確に伝達するときなど、多くのビジネスシーンで活用できるフレームワークです。
問題の理解や解決に5W1Hを活用するときは、以下のようにそれぞれの疑問詞に具体的な内容を当てはめます。
- What：何が問題なのか（問題解決のために何をすべきなのか）
- Why：なぜその問題が重要なのか（なぜその方法で問題解決できるか）
- Who：誰に影響があるのか（誰が問題に対応するのか）
- When：いつから問題が発生しているのか（いつまでに解決するのか）
- Where：問題はどこで起きているのか（どこで問題が解決できるのか）
- How：どのように問題が発生したのか（どのように解決するのか）
なお、各疑問詞に書く内容は厳密には決まっていないため、柔軟に活用しましょう。
7. PDCAサイクルを早く回す
PDCAサイクルとは、Plan（計画）・Do（実行）・Check（評価）・Action（改善）の頭文字を取った問題解決のためのフレームワークです。
PDCAサイクルは高速で回すことで、課題の発見と改善機会を増やすことに役立ちます。問題を解決する力自体を養うことにもつながります。
なおPDCAサイクルで問題を解決するときは、一度のみ実行するのではなく、継続的な運用と定期的なモニタリングが必要です。
8. いったん気分転換をする
問題解決までに期限があるときは、一度その問題から離れることも大切です。問題解決に集中するあまり、疲れやストレスが溜まるとパフォーマンスの低下だけでなく、精神衛生上もよくありません。
仕事中であれば、適度に休憩を挟み、散歩をしたり体を動かしたりしましょう。問題が長期化している場合は、意識的に休みを取って趣味に没頭する時間を設ける、旅行に行くなど、積極的にリフレッシュしてください。
9. メンバーに相談する
問題を一人で考え続けても、出てくるアイデアには限りがあります。チームメンバーや同僚、上司などに相談すると、新たな視点が得られ、解決につながるケースもあります。
複数人で問題解決をする際に利用できるテクニックについては、次の章で詳しく解説します。
複数人で問題解決・アイデア出しをするならブレインストーミングがおすすめ
ブレインストーミングとは、複数人でアイデアを出し合う会議手法で、集団発想法やBS法などとも呼ばれています。ブレインストーミングを行うと、個人では思いつかないような斬新な発想が生まれる、チームワーク力が向上するなどのメリットがあります。
なおブレインストーミングを行う際は、以下に挙げる4つの基本事項を守らなければなりません。
- 他者のアイデアを否定しない
- 質よりも量を意識する
- 独創的なアイデアも受け入れる
- 提出されたアイデアは関連付けてまとめる
特にブレインストーミングはアイデアを出すことが大切なため、どのような意見であっても否定や批判されない、安全な環境を整えることが大切です。以上を踏まえ、ここからはブレインストーミングの代表的な方法を4つ紹介します。
ブレインライティング法
ブレインライティング法は、回覧板のように紙にアイデアを記入し、制限時間が来たら次のメンバーに回す方法です。
ブレインライティング法では、テーマに対し1人目の記入者がアイデアを記載したら、次の記入者（2人目）は1人目のアイデアに関連したアイデアを記載します。
これによりテーマに対するアイデアを掘り下げたり、別の視点をつけ足したりできます。リレー方式で強制的にアイデアを出せるだけでなく、1枚の用紙にアイデアが収まるため、意見をまとめやすい点もメリットです。
発想トリガー
発想トリガーとは、発想の引き金（トリガー）となるテーマや言葉をメンバーに提示し、自由に回答させて思考を促す方法です。
具体的には、「晴れの日に雨傘を売る方法はあるか」などのテーマを与えることで、問題に対するさまざまな角度からのアプローチを得られます。
発想トリガーもチームの意見は紙に書き出した上で共有し、最後に似た意見をまとめます。なおトリガー自体の作成が難しいと感じるときは、既存のアイデアを発展・拡張させていくフレームワーク・SCAMPER法を活用してみましょう。
クロフォード式スリップライティング
クロフォード式スリップライティングは、チームメンバーそれぞれが紙の断片にアイデアを記入していく方法です。スリップとは「紙切れ」を意味します。最後にリーダーが紙を集めてまとめます。
スリップライティングのメリットは、アイデアを紙に書き出すため、チームメンバーの発言力に依存しない点です。普段は口数の少ないメンバーの意見も採用できるため平等性も確保できます。
一方で、スリップライティングのアイデアの質が個人の知識量や能力に左右されやすいというデメリットもあります。
ドライバー分析
ドライバー分析とは、特定の問題を解決する要因を見つける分析方法です。数値的な根拠を元に列挙し、優先順位を付けていきます。ドライバーとは、問題に対し大きな影響を及ぼす要因を指します。
例えば、企業価値を改善すべき場合は、収益性・生産性・安全性・成長性の向上が必要です。それぞれ総資産利益率や総資産回転率などの指標を元に改善の優先順位をつけて課題に取り組みます。
なおドライバー分析は多くの場合、バリュードライバー分析やキードライバー分析のように、課題に対し分析が必要な要因が既に特定されているため、自社の状況に当てはめればすぐに利用できます。
さまざまなテクニックを駆使して、チームの問題解決につなげよう
問題解決にはさまざまな方法やテクニックが存在するため、焦って行動するのではなく、方法やテクニックを活用しながら筋道を立てて考えていきましょう。
チームで問題解決する際には、ブレインストーミングなど実践しやすい会議手法を取り入れてみるのがおすすめです。
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