タスク管理ツールの導入時に大切な9つのポイント ｜ 無料で試せるタスク管理ツールも紹介

プロジェクトを計画的に遂行するためには、タスクを適切に管理する必要があります。タスクは量が多く多岐にわたるため、タスクの抜け漏れ防止や進捗状況の正確な把握を目指すのなら、タスク管理ツールを導入するのがおすすめです。

本記事では、タスク管理ツールの基礎知識や導入するメリット、導入時に押さえておきたい9つのポイント、無料で試せるおすすめのタスク管理ツールなどについて解説します。

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タスク管理とは？

タスク管理とは、業務やプロジェクトを遂行するために必要なタスクを適切に管理することです。タスクとは仕事や課題を意味する言葉で、いくつものタスクが複合されたものがプロジェクトにあたります。

プロジェクトチームは、細分化されたタスクをメンバーごとに割り振って同時進行したり、時には全員で一つのタスクに取り組んだりして、一丸となってプロジェクトを進めていきます。

そのため、プロジェクトを計画どおりに進めるには、全てのタスクの内容や進捗状況を把握しなければなりません。

タスクの数はプロジェクトの規模によって異なりますが、複数のタスクを一度に管理するのは簡単なことではなく、タスクの抜け漏れが発生したり、タスクやプロジェクト全体の進捗状況を正確に把握できなかったりする恐れがあります。

タスク管理によって、タスクの内容や担当者、進捗状況などを逐一チェックできるようになれば、タスクが順調に遂行されているか、プロジェクトの進捗度がどれくらいかなどを的確に把握できるようになるでしょう。

必要に応じてタスクの担当者を増やしたり業務内容を改善したりすれば、プロジェクトをスムーズに進行できるようになります。

プロジェクト管理との違い

タスク管理と似た言葉に、プロジェクト管理があります。どちらもプロジェクトの遂行を目指すためのツールである点は共通していますが、プロジェクト管理はチームリーダーやマネージャーがプロジェクト全体を管理するために行うものです。

例えば、どの社員にどのタスクを割り振るか、プロジェクト自体の進捗に遅れが出ていないかなどを確認し、必要に応じて対策を講じることを目的としています。

一方のタスク管理は、細分化されたタスクを一つひとつ管理するためのもので、実際の管理のほとんどはタスクを割り振られた社員個人が行います。

タスク管理をしっかり行っていないと、その集合体であるプロジェクトの管理もままならないため、タスク管理とプロジェクト管理は相互関係にあると言えるでしょう。

タスク管理ではWBSの考え方が重要

WBSとは、Work（仕事）、Breakdown（分解）、Structure（構造化）の頭文字を取ったフレームワークです。

プロジェクト（仕事）をタスクに分解し、相互に連なるツリー形式に構造化することで、タスク同士の関係性やタスクの処理にかかる時間などを把握しやすくします。

WBSを適切に行わないと、プロジェクト遂行に必要なタスクに抜け漏れが生じたり、逆に重複が発生したりする原因となるため、正しい方法や手順で作業を行う必要があります。

またWBSを行った後にミスや問題が発生していないかどうか確かめるために、ツリーを可視化し確認することも大切です。

タスク管理ツールとは？

タスク管理ツールとは、文字どおりタスクを管理するためのツールです。ツール上で作成したタスクの詳細情報を登録したり一覧で表示したりすることが可能で、プロジェクトに関わるタスクを一元管理できます。

タスク管理ツールに搭載されている機能はそれぞれ異なりますが、基本的には以下のような機能が利用できるでしょう。

他にもタスクの進捗状況を分析する機能や、他ツールと連携する機能などが備わっており、タスクの効率的な管理をサポートしてくれます。

タスクを管理するツールは昔から存在しますが、近年はインターネットやクラウドシステムを利用したツールが多くなっています。

クラウド型のタスク管理ツールを利用すれば、オフィスだけでなく自宅など他の場所でもツールのサーバーにアクセスし、情報を閲覧したり記録したりすることが可能です。

クラウド上で保存されたデータは、同じツールを利用するメンバー同士で共有できるため、出張やテレワークなどで離れた場所にいるメンバーともコミュニケーションを取れるところが大きな特徴となっています。

タスク管理ツールが必要とされる背景

タスク管理ツールが必要とされる背景には、3つのポイントがあります。

まず1つ目は、慢性的な人手不足です。現在の日本は少子高齢化の加速により、労働生産人口が年々減少しています。どの産業でも慢性的な人材不足に陥っており、限られた人材を効率的に活用することが目下の課題です。

タスク管理ツールを利用すればタスクが可視化され、タスクごとに無駄なく人材を配置できるため、業務効率を大幅に向上させることができます。

2つ目はリモートワーク、テレワークの普及です。働き方改革や新型コロナウイルス感染症拡大の影響により、近年はリモートワークやテレワークを導入する企業が増えています。

オフィスにいる間は、対面でコミュニケーションをとることが容易でしたが、リモートワークやテレワークは主に自宅で働くことが多いため、チームメンバーが顔を合わせる機会は激減しています。

タスク管理ツールがあれば、対話しなくてもメンバーに割り振られたタスクの内容や進捗状況などを逐一チェックできる上、メッセージ機能を使って直接言葉をやり取り可能です。

3つ目は、長時間労働の是正です。働き方改革の一環として、政府は労働基準法を改正し、2019年4月（中小企業は2020年4月）から時間外労働の上限規制を導入しました。

現在は、時間外労働の上限は原則として月45時間、年360時間となり、臨時的な特別の事情がない限り、これを超えることはできません。（※）

長時間労働が当たり前になっていた現場では労働時間の見直しに伴い、業務を効率化して時間外労働の上限を超えないよう配慮する必要があります。

タスク管理ツールを活用すれば、これまで分散していた情報がツール上で簡単にチェックできる他、進捗に遅れが見られるタスクをいち早く把握できるようになるでしょう。

タスク遂行上の無駄を徹底的に省くことで、労働時間の短縮につながり、長時間労働の是正が可能です。

※出典：厚生労働省.「時間外労働の上限規制わかりやすい解説」

タスク管理ツールを導入するメリット

ここからはタスク管理ツールを導入することで得られるメリットを紹介します。

仕事の全体像を把握できる

チームで仕事をする場合、メンバーごとに業務が割り振られます。いずれかの業務が滞っていると他の業務が順調に進んでいたとしても、仕事全体に支障が出てします恐れがあります。

タスク管理ツールを導入すれば、リーダーやマネージャーはメンバーそれぞれに割り振った業務の進捗を可視化でき、仕事の全体像を容易に把握できるようになります。

優先度を明確にできる

限られた人員で複数の業務をこなさなければならない場合、優先度の高い順からタスクに取り組んでいく必要があります。

タスク管理ツールで全てのタスクを洗い出せば、どの業務の優先度がより高いか判断しやすくなり、業務を効率的に処理できます。

タスクの抜け漏れがなくなる

タスクを個々人で管理していると、仕事を細分化した際、漏れや抜けが発生しやすくなります。タスク管理ツールを利用すれば、タスクを一元管理できるためタスクの抜け漏れを防止できます。

業務の効率化を図れる

タスク管理ツールを導入すると、業務全体を可視化できるため、どのタスクにどの程度の人員を割くべきか、的確に判断しやすくなります。

進捗に遅れのある業務もいち早く把握できるので、必要な人員を回して遅れを取り戻すといった対応も迅速に行えるようになります。

どの業種業界でも人手不足が深刻化している現代において、必要なところに必要な人員を配置できるのは業務の効率化につながるでしょう。

目標達成までの過程やアクションが分かりやすくなる

タスク管理ツールを使って各タスクを整理しておくと、業務を完了させるまでの過程やプロセスを可視化可能です。プロセスが明確になると、途中で起こり得るトラブルやリスクも想定しやすくなり、前もって対策を講じられるようになります。

またゴールまでの道筋がはっきりしていると、社員のモチベーションや意欲も向上しやすくなるという利点もあります。

業務の質が上がる

頭の中だけでタスクを管理していると、次に何をやるべきか、どのタスクからこなしていくべきか判断しにくく、優先順位があやふやなまま仕事を進めてしまいがちです。

タスク管理ツールを使うと今やるべきことが明確になり、一つひとつのタスクを着実にこなせるようになります。目の前の仕事に集中すれば、業務の質も向上し、仕事の成果も満足のいくものになります。

タスクが可視化されメンバー間で連携しやすくなる

業務が多岐にわたっていると、同じチームのメンバーが今どのような仕事を行っているのか、どこまで業務が進んでいるのか把握するのが難しくなります。

チーム間で一つのタスク管理ツールを利用すれば、他のメンバーの業務内容や進捗状況をリアルタイムで共有できるようになり、遅れている業務があれば他のメンバーが支援するなどの連携を取りやすくなります。

情報共有しやすくなる

チーム全体で円滑に仕事を進めるためには、コミュニケーションや情報共有が必要不可欠です。

タスク管理ツールを使えば、他のメンバーの状況を逐一チェックできる上、コメント機能やチャット機能を使ってメンバー間でやり取り可能になります。

情報共有しやすい環境が整っていれば、何らかのトラブルやアクシデントが起こったときも迅速な対応を行え、早期の問題解決につながります。

マネジメントがしやすくなる

タスク管理ツールを使えば、プロジェクトごとやカテゴリごとに複数のタスクの管理を行えるようになります。部門や部署をまたいだ複数のプロジェクトを抱えていたとしても整然と管理しやすく、マネジメント業務も楽にこなせるようになります。

タスク管理ツールを選ぶ際に押さえておくべき9つのポイント

タスク管理ツールにはさまざまな種類のものがあります。ここからはタスク管理ツールを選ぶ際に押さえておきたい9つのポイントを紹介します。

1. 必要な機能が揃っているか

タスク管理ツールに搭載されている機能は、製品によってバラつきがあります。同じ製品でも、プランによって使える機能に差が生じるケースもあり、まずは自社の業務に必要な機能が一通り揃っているかどうかを確認しましょう。

業務上必要な機能は会社の業務やプロジェクト内容などによって異なりますが、基本として以下の機能が備わっているかどうかチェックすることをおすすめします。

2. タスク管理におけるチームの課題は改善できるか

より自社に適したタスク管理ツールを選ぶには、現在抱えている課題や問題を洗い出し、ツールとの適合性を検討することが大切です。例えば、継続的なプロジェクトを多数抱えている場合は、プロジェクトごとに蓄積したデータを分析できる機能があると便利です。

またプロジェクトに関わるチームの人数が多い場合は、コミュニケーション機能に特化したツールを検討するのもおすすめです。

なぜタスク管理ツールを導入しようと思ったのか、その理由から課題や問題をピックアップしていけばどのような機能を持ったツールが必要なのか、選びやすくなります。

3. 表示は分かりやすいか

多数のタスクを一元管理するためには、一覧表示したときの画面の見やすさも重要なポイントになります。

タスクの表示形式はツールによって差があり、ToDoリストで表示できるタイプもあれば、タスクを「カンバン」と呼ばれるカード形式で表示できるタイプもあります。

画面のレイアウトやデザインをあらかじめチェックし、見やすい・分かりやすいと感じたものを選ぶようにしましょう。

4. チーム内の全員が使えるか

いくら多機能で高性能なツールであっても、使い方や操作方法が複雑だと、十分に使いこなせない可能性があります。

特にタスク管理ツールを初めて導入する場合は、チーム全員が問題なく使えるような分かりやすい仕様になっているかどうかもチェックしておきましょう。

いちいちマニュアルを読まなくても、直感的に操作できるレイアウトを採用しているツールを選べば、導入後の指導や教育にかかる手間も省けます。無料のお試しプランを利用すれば、事前に使い勝手を試せるので、ミスマッチを防げるでしょう。

5. セキュリティ対策は充実しているか

タスク管理ツールの多くはクラウドシステムを採用しており、インターネット環境下にあれば、いつでもどこでもリアルタイムに情報を閲覧、共有できる仕組みになっています。

非常に便利な機能ですが、インターネットに接続していると、悪意のある第三者による不正アクセスを受けるリスクを伴います。

タスク管理ツールには、会社のプロジェクトにまつわる重要な情報が多数保存されているため、大事な情報が外部に漏れないようセキュリティ機能が充実したツールを選ぶことが大切です。

例えば、情報の通信を暗号化できるか、ユーザーのアクセス制御やIPアドレス制限を行えるかなどに注目してください。セキュリティ機能は製品ごと、プランごとに異なるため、より防犯性の高いツールを選択することをおすすめします。

6. 使用している他のツールと連携できるか

既に自社で使用しているツールやアプリなどと連携できれば、データ移行の手間を省ける他、複数のツール、アプリを併用して業務の効率化を目指すことも可能です。

既存ツールとの併用を検討している場合は、外部ツール連携機能の有無や、連携できるツールの種類をしっかり確認しましょう。

7. サポート体制は整っているか

初めてタスク管理ツールを導入する場合、メンバーがツールをうまく使いこなせなかったり、思わぬトラブルやエラーが起こったりすることがあります。

タスク管理ツールを使いこなせないと業務に支障が出る可能性もあるため、サポート体制が整ったツールを選ぶのがおすすめです。

サポートの営業時間帯や、問い合わせの手段（メール、チャット等）、レスポンスの速さなどを総合的に評価し、迅速かつ丁寧な対応を期待できるツールを選ぶことが大切です。

8. 無料プランはあるか、無料トライアルができるか

タスク管理ツールの使い勝手は、実際に体験してみないと分かりません。ツールの中には、コストをかけずに利用できる無料プランや、一定期間ツールを試せる無料トライアルを用意しているものがあります。

有料プランに比べて、一部機能に制限がかかっているケースがほとんどですが、基本的な機能を一通り試すことができます。

自社の業務にマッチしているか、メンバー全員が問題なく利用できるかどうか、無料プランまたはトライアルで試してから有料プランを検討してみてください。

9. 有料の場合、コストは見合っているか

有料プランを利用すると、毎月一定のコストが発生します。自社に適切な機能が備わったツールを導入すれば、業務効率化につながり、コスト以上の効果を期待できます。

反対に、自社にマッチしないツールを導入した場合、思ったような費用対効果を得られず、かえって損をしてしまう可能性があるでしょう。有料ツールを利用する場合は、発生するコストに見合っているかどうかを慎重に考えましょう。

無料で試せるタスク管理ツール5選

ツールを初めて導入する会社でも使いやすい、無料で試せるタスク管理ツールを5つピックアップしてご紹介します。

1. Trello

Trelloは、シンプルでありながら、タスク管理に必要な機能を一通り揃えた利便性の高いツールです。ベーシックなToDoリストから複雑なワークフローまで、自社の業務やニーズに合ったリストを作成できるところが大きな特長です。

自動化機能を使えば、アジェンダカードの作成やメンバーの追加、期限の追跡といった繰り返しのタスクを自動的に処理できるので、タスク管理にかかる手間と時間を省けます。

タスクはダッシュボード、タイムライン、テーブルなどさまざまな形式で視覚化できるので、プロジェクトを分かりやすく確認可能です。

また、あらかじめ用意されたTrelloのテンプレートを使うのもおすすめです。

ビジネス、設計、教育、エンジニアリング、マーケティングなど、複数のカテゴリごとにテンプレートがラインナップされているので、組織やチームに適したものを利用すれば、手軽にタスク管理を始められます。無料プラン含め、プランごとの価格は以下のとおりです。

※2023年4月時点の情報です。

2. Stock

Stockは、初心者の方でも直感的に使いこなすことができるシンプルなタスク管理ツールです。タスクはテキスト形式になっており、ノートに情報を記載していくだけなので、ITに不慣れな方でも簡単に利用可能です。

分かりやすい仕様でありながら、メンバー間でやり取りできるメッセージ機能や、ファイル・画像の自動プレビュー機能、閲覧のみ制限といった基本的な機能を網羅しています。

社内メンバーとのやり取りはもちろん、顧客や取引先など社外メンバーとも完全無料・人数無制限で連携できるため、社内外のコミュニケーションツールとしても活用できます。

ツールの利用について分からないこと、疑問に思うことがあれば、サポートに問い合わせれば遅くとも1営業日以内に返信が来るので、いざというときも安心です。無料プラン含め、プランごとの価格は以下のとおりです。

※2023年4月時点の情報です。

3. Asana

Asanaは、チームメンバーの業務をリアルタイムに管理できる機能が搭載されているタスク管理ツールです。チームの仕事量をメンバーごとに一目で確認できます。

業務ごとに時間数や点数などの値を割り当てれば、その業務に必要な工数を見積もることができるため、1人あたりの仕事量を適切に割り振ることも可能です。

タスクはダッシュボード、タイムライン、カンバンボードなど複数のパターンで表示させられ、必要な情報をリアルタイムで把握できるところも魅力の一つです。無料プラン含め、プランごとの価格は以下のとおりです。

※2023年4月時点の情報です。

4. backlog

backlogは、あらゆる人が直感的に操作できるようなレイアウトやデザインが特徴のタスク管理ツールです。カンバンボードでは、課題が書かれているカードをドラッグアンドドロップするだけで、課題の状態を簡単に変更できます。

変更はリアルタイムに反映されるので、チームメンバー全員で常に最新の情報を共有できます。

タスクは親課題と子課題に分割して管理することができ、どの担当者がどの課題に取り組んでいて、どこまで進んでいるのか、分かりやすく表示されます。

課題の作成や担当者の割り当て、コメントなどはチームメンバーに通知もできるので、内容に変更があったことが分かりやすく、共有漏れをしっかり予防できます。無料プラン含め、プランごとの価格は以下のとおりです。

※いずれも30日間無料お試しあり
※2023年4月時点の情報です。

5. Jooto

Jootoは、簡単な操作で複数のタスクを手軽に管理できる便利なツールです。基本的な操作はドラッグアンドドロップのみで、ノートに付箋を貼ったり剥がしたりする間隔でタスクを管理できます。

タスクの表示はガントチャート機能に対応しており、プロジェクトスケジュールの全体像を分かりやすいビジュアルで確認可能です。

また、各タスクには予定と実績の数値を設定できるのが特徴の一つです。担当者やラベル、期間別の合計数値を算出すれば、さまざまな工数時間や案件の金額などを簡単に管理できるようになります。

サポート体制も充実しており、活用マニュアルの提供の他、オンラインセミナーや個別相談、電話サポートなどで導入から利用が定着するまでをフォローしてもらえます。無料プラン含め、プランごとの価格は以下のとおりです。

※2023年4月時点の情報です。

【番外編】エクセルでタスク管理する方法

タスク管理ツール以外では、表計算ソフトのエクセルを使ってタスク管理表を作成するという方法もあります。エクセルによるタスク管理表の基本的な作り方は以下のとおりです。

1. WBSを使ってタスクを洗い出し、細分化する
2. タスクの名前、担当者、開始日、終了日、期限、優先度（重要度）、ステータスなどの項目を作成する
3. ガントチャートを作成する

WBSを使ってタスクを細分化するところまでは、タスク管理ツールを使用する方法と同じです。タスクを細分化したら、エクセル上に必要な項目を作成し、タスクを一つずつ入力していきましょう。

開始日順に上から登録していくのが基本です。重要度やステータスは、リスト機能を使用してプルダウン方式にすると、手入力する手間が省けます。

またフィルター機能を利用すれば、重要度の高いタスクや、未着手のタスクのみをピックアップして表示することも可能です。セルの色分けの設定なども行うと、タスク一覧の視認性を向上させられます。

エクセルでタスク管理表を作成するメリットは、コストがほとんどかからないことです。エクセルはパソコンにプリインストールされているケースも多く、大多数の会社が使用しています。

タスク管理ツールのように、新たにコストをかけて導入する必要がないため、タスク管理にかかる費用を節約できます。またエクセルを普段から業務で使用している場合、一から使い方を学ばなくてよいところもメリットの一つです。

一方で、いつ・誰がデータを更新したのか分かりにくい、リアルタイムでの更新ができない、ファイルを共有しにくい、他ツールとの連携が難しいなど、さまざまな問題点もあります。

カスタマイズは可能ですが、マクロを自分で作成しなければならず、相応の知識と時間が必要になります。

以上のデメリットを考慮すると、エクセルでタスク管理表を作成するよりも、なるべく利便性・機能性の高いタスク管理ツールを利用するのがおすすめです。

メリットを把握して自社に適したタスク管理ツールを導入しよう

プロジェクトを計画どおりに遂行するためには、タスク管理が欠かせません。誰がどのようなタスクを担当しているのか、進捗状況はどうなっているのかといった情報を正確に把握していないと、プロジェクトに遅れや不備が生じ可能性があります。

タスクはプロジェクトが大きいほど多岐にわたるため、紙などのアナログな方法で管理するのではなく、便利な機能を多数搭載したタスク管理ツールを利用するのがおすすめです。

なおタスク管理ツールは、製品によって機能や費用が異なります。

自社の課題を解決できる機能が搭載されているか、コストに見合った効果を得られるか、メンバー全員が使える仕様になっているかなどのポイントを押さえて、自社のニーズに合ったツールを選ぶようにしましょう。

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