組織の業務効率を向上させるためには人事評価が必要不可欠です。
人事評価は人材育成において非常に大切な要素であり、人材が育成されれば結果的に、会社に大きな利益をもたらすでしょう。
本記事では人事評価や、人事評価項目の設定のポイントを紹介しています。ぜひ最後まで読んでみてください。
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目次
人事評価とは？【国家公務員法がベース】
国家公務員法第18条の2第1項では、人事評価は「任用、給与、分限その他の人事管理の基礎とするために、職員がその職務を遂行するに当たり発揮した能力及び挙げた業績を把握した上で行われる勤務成績の評価」とされています。
また、人事評価の基準なども国家公務員法で定められており、これらに基づいて「人事評価の基準、方法等に関する政令」が制定されました。
つまり、人事評価は国家公務員法の考え方がベースとなっています。
このことから、人事評価は『給与などの人事管理の決定要素とするために、職員がどれだけ能力を発揮し、どれだけ業績を挙げたかが評価される』という意味になるでしょう。
人事評価の流れ
実際の人事評価の流れは以下の通りです。
- 期首面談
- 業務遂行
- 達成状況の自己申告
- 評価
- 評価結果の開示
それぞれ解説していきます。
①期首面談
まずは期首に面談が実施されます。ここでは、前回の人事評価で判明した改善点の確認や、今期の目標を明確にします。
この際、具体的な目標を設定することが大切です。
目標が抽象的になると、どのような行動をすべきかの判断基準が、被評価者の中で曖昧になってしまいます。
具体的な目標を設定すれば、どのように行動すべきかが明確になるでしょう。
また、業務内容や方向性を共有する場として期首面談を活用すべきです。
そうすることで部下のエンゲージメントを高めることができます。仮にどれだけ業務遂行能力があっても、考えやビジョンが企業と一致しなければ、将来的に退職・離職する可能性が出てきます。
期首面談では、企業理念や方向性をしっかり共有しましょう。
②業務遂行
期中の被評価者にあたる従業員の業務遂行は、期首面談で設定された目標を踏まえて行われます。
この際、被評価者の心構えとしては、常にトライアンドエラーを繰り返すことが大切です。
「失敗してもいい」という意識を持つことで、目標達成のための効率的な業務遂行を模索できます。
また、自らの業務に対してチェックを入れることで、業務内容と目標がズレていないかも確認可能です。
一方、評価者としてはこの業務遂行から、被評価者がどれだけの能力を発揮しているかを確認する必要があります。
そのため、常に被評価者の動向をチェックすることが求められます。
また、上司の立場として、適度な指導・助言をすることも忘れないでください。
そしてそれらの指導に対して被評価者がどのように受け止め、次に繋げられているかどうかも確認すると、評価の際に役立つでしょう。
③達成状況の自己申告
期中での業務遂行が終わって期末に入ったら、被評価者は目標の達成状況などを評価者に申告します。
もちろん、この際は目標達成に関するあらゆる事実を具体的に述べていきます。嘘をついてはいけません。評価者は被評価者のことを見ています。
また、業務に影響を及ぼしたプライベートのことも報告しておくといいでしょう。
例えば「祖母が病気で倒れた」や「子どもが風邪を引いた」といったことで業務に支障をきたしたのであれば、報告すべきです。
そして被評価者が達成状況を自己申告しやすくなるように、評価者は事前に自己評価シートを作成しておきましょう。
厚生労働省で職業能力評価シートなどのテンプレートが公開されているので、これらを基に作成してみてはいかがでしょうか。
④評価
被評価者の自己評価と、業務遂行中にチェックしておいた要素を基に、評価者は人事評価を行います。
人事評価には様々な手法があり、その中でも企業によって細かい違いがありますが、共通している事柄として「主観を入れない」ことが挙げられます。
「この人、あまり好きじゃないから低評価にしよう」というような主観が混じると、確実に不均衡な人事評価になってしまうでしょう。
これは、企業に長期的なダメージを与える恐れがあります。
また、一通り評価が終了した後は他の被評価者と見比べて、そこで不均衡がみられたら、その都度調整するようにしましょう。
⑤評価結果の開示（期末面談）
評価結果が確定したら、その評価結果を被評価者に開示します。
そしてこの評価結果や評価事実を基に、被評価者との1on1で期末面談を実施しましょう。
期末面談では「なぜこのような評価に至ったのか」をはっきりと説明する必要があります。
そうでないと、被評価者が納得しない場合があるからです。
そしてこれらの評価を踏まえて、評価者は改善点や今後の方向性を指導します。
来期で被評価者のパフォーマンスがより向上するように、今後の道筋を示すイメージで取り組みましょう。
人事評価項目のポイント
人事評価項目のポイントは以下の通りです。
- 成果・能力・情意の3つの評価基準を設ける
- 職種別に項目を設定する
- 人事評価項目をオープンにする
それぞれ解説していきます。
成果・能力・情意の3つの評価基準を設ける
人事評価項目を設ける際は、以下の3つの評価基準を設けるべきです。
- 成果評価
- 能力評価
- 情意評価
まず成果評価とは、評価対象期間における業績や実績に基づく評価です。
成果に見合った評価を下せることができれば、被評価者も業績向上にフォーカスした取り組みを実施するようになるでしょう。
また、成果評価を実施する際は、客観的に評価できるように業績を数字で把握しておくことをおすすめします。
次に能力評価は、業績に関係なく被評価者がどれだけの能力・知識を保有しているのかを評価します。
ここで大事なのは、被評価者の自己評価だけでなく、評価者の客観的な意見もしっかり取り入れることです。
そして情意評価は、業務に対する姿勢や勤務態度における評価です。
また、企業に対してどれだけの忠誠心があるのかも評価項目に加えていいでしょう。
情意評価を導入することで、「業績は出しているけど劣悪な勤務態度で企業や周囲の人に悪影響を与えている従業員」に対しても、正しく低評価を下すことができます。
これら3つの種類の評価基準を設けるのが、人事評価の基本です。
職種別に項目を設定する
人事評価項目を設定する際は、職種別に項目を設定するようにしましょう。
なぜなら職種別に求められる能力が異なるためです。
例えば技術職であれば、スキルが重要視されるのは言うまでもありません。
一方で経理などの事務職であれば、スキルというよりも、どれだけミスが少ないか、きっちり仕事できるかどうかが重要視されます。
このように、職種によって求められる能力や素養が異なるため、職種別に項目を設定する必要があるのです。
人事評価項目をオープンにする
人事評価項目はしっかりオープンにすべきです。
できることなら、期首の段階で今期の人事評価項目を発表してしまいましょう。
そうすることで被評価者は、評価基準を基に自身の業務内容を設定できます。
また、人事評価項目をオープンにすると、被評価者からの不満が出づらくなるのもメリットです。
そしてあらかじめ人事評価項目をオープンにしておけば、評価者の主観も入りづらくなるでしょう。
逆にいうと、人事評価項目がオープンになっていないと、被評価者は「人事評価が本当に公平なものなのか」疑うようになります。
透明性のある人事評価を心がけましょう。
関連記事：人事評価の書き方のポイント！評価の基準と記入例もあわせて解説
人事評価制度の問題点【解決法も併せて紹介】
人事評価制度でよくある問題点は以下の通りです。
- 人事評価担当者の主観が入る可能性がある
- 働き方改革に対応できていない場合が多い
- 目的が明確になっていない
- 制度設計の見直しが行われない
それぞれ解説していきます。
人事評価担当者の主観が入る可能性がある
人事評価制度は、人が人を評価する仕組みです。
そのため、どうしても人事評価担当者の主観が入る可能性があります。
主観が入ってしまっては、公平な人事評価は成立しません。
また、主観を入れないように意識したとしても、そもそもの評価者自身の評価スキルも人によってばらつきがあります。
改善策としては、客観的に評価できるように、可能な限り評価項目を数値化するのがいいでしょう。
一度数値化できれば、評価者も客観的に評価せざるを得なくなります。
また、評価者全体に対して人事評価の指導を行うことが大切です。
可能な限り、評価者によるばらつきをなくすように努めましょう。
働き方改革に対応できていない場合が多い
現在の人事評価制度は働き方改革に対応できていない場合が多いです。
例えば近年では、リモートワークが取り入れられるようになりました。
そしてリモートワークは物理的な距離があるため、評価者が被評価者の業務している姿を目視することができません。
つまり、従来のオフィス型の人事評価制度は、リモートワーク環境下において通用しない可能性が高いのです。
そのため、どうしても成果評価が強まってしまい、どのように能力を発揮しているかといった業務内容のプロセスが評価できなくなります。
リモート環境でも業務プロセスを評価できる仕組みを構築する必要があるでしょう。
目的が明確になっていない
そもそも、人事評価制度の目的が明確になっていないケースも見受けられます。
本記事の冒頭でも示した通り、人事評価とは給与などの人事管理の基礎とするために、被評価者の能力や業績を評価することです。
そのため、人事評価制度が給与や処遇に結びつかなければ意味がないのです。
さらに視座を高めると、給与や処遇を決定する目的は、従業員を長期的な視点で成長させるためだといえます。
つまり人材育成において人事評価は非常に大切なのです。
この点が明確になっていないと、人事評価制度を実施しても意味がありません。
なぜ人事評価制度を設けているのか、その目的をはっきりさせましょう。
制度設計の見直しが行われない
制度設計の見直しが行われないのも問題です。
人事評価制度は、従業員の処遇やキャリアを決定づける非常に大切な制度です。
そして現代社会はとにかく変化が激しく、求められるキャリアや能力も常に変化します。
そのため、人事評価制度は常に見直して変化させなければいけません。
いつまで経っても同じ人事評価制度を再利用していては、企業全体の新陳代謝を促すことはできないのです。
変化の激しい時代だからこそ、人事評価制度もフレキシブルである必要があります。
関連記事：人事評価と自己評価のズレとは？なぜズレが生じるのか、その理由を解説
人事評価制度のユニークな例
ここでは人事評価制度におけるユニークな例を紹介していきます。
未来工業株式会社の「改善提案活動」
電気設備資材や給排水設備を製造・販売する未来工業株式会社は「改善提案活動」という取り組みを実施しています。
これは事業や業務に関する提案を1つするごとに500円支給されるという仕組みで、社員の提案力の向上が見込めます。
実際に未来工業株式会社では、改善提案活動によって電話当番システムという制度ができました。
従来だと電話が鳴る度に全員が反応して、その度に業務が一時中断していました。
しかし電話当番システムで30分ごとに担当者を決めておくことで、全員が電話を気にしなくなる環境を構築できるようになったのです。
このようなアイデアは、管理職の方々では中々ひらめかないアイデアだといえます。
改善提案に対して直接的なインセンティブを提示するのは、ある意味で効率的かもしれません。
株式会社ワークスアプリケーションズは「担当者が指名制」
ソフトウェア開発企業のワークスアプリケーションズは、被評価者が評価担当者を指名することができます。
この仕組みであれば、被評価者の人事評価に対する不満を可能な限り低減させることが可能でしょう。
先ほども述べた通り、人事評価制度の問題点として評価者の主観が入る可能性が挙げられます。
そのため、被評価者が信頼できそうな評価者を指名する仕組みであれば、主観が入る評価者を間接的に排除することが可能です。
人事評価は被評価者のためにあるのですから、被評価者に担当者を決めてもらうのは合理的かもしれません。
まとめ
それでは本記事をまとめていきます。
- 人事評価は、人事管理の基礎とするために実施される評価のこと
- 人事評価は被評価者のキャリアにおいて非常に大切な要素
- 人事評価は常に制度見直しを実施すべき
人事評価は長期的な人材育成において重要な要素であるため、間接的に企業に大きな影響を与えます。
良質で公平な人事評価に取り組めるように、人事評価制度そのものも常に改善を加えていきましょう。
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