予実管理は、予算と実績を比べて企業会計を明確にすることで、経営目標の達成に貢献する重要なものです。
適切に行われていれば、現時点で経営目標にどの程度近づいているのかを確かめることができます。
そこで本記事では、
- 概要や目的
- 手順やポイント
- 具体的な手順や効率的に行う方法
などを解説していきます。
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目次
予実管理とは
予実管理とは、「予算実績管理」の略で、経営管理の手法の1つです。
事前に策定した予算と実際の業績を比べることで、その原因や要因を分析・改善する予算管理手法を指します。
予算に対する実績の到達度を明確にしたり、課題を浮き彫りにしたりすることができます。
また、予算と実績を比べることで、次回の予算策定のときに実績に基づいた値を求めることが可能です。
目的や重要性
予実管理の一番の目的は、自社が現在どのような状況にあるのかを定量的に分析することです。
予算と実績を比べていない場合、「このままでは予算達成が難しい」という漠然としたことしかわかりません。
しかし、適切に予実管理を行っていれば「何がどの程度足りていないのか？」というように、具体的な状況を把握できます。
例えば、予算をオーバーして赤字になっているケースでは、その内訳を見ることで「売上はあるが経費がかかりすぎていないか？」や「売上そのものがあがっていないのか？」といったことがわかるでしょう。
また、目標を上回る成果をあげた際にも、その成功要因の分析もしやすくなるのです。
予実管理を行う手順とは
ここでは具体的な手順を見ていきましょう。
予算目標の策定
実績を予算目標に近づける取り組みが予実管理です。
したがって、まずは予算目標を策定するところから始めます。
高すぎる目標にするのではなく、成長を見込みながらも実際に達成できる目標にすることが重要です。
達成が不可能な目標では、目標としての役割を果たせません。
予算の策定
続いて、実際に予算を策定していきましょう。
事業をすでに運営している場合は過去の実績に基づいて予算を決めますが、くわえて将来的に予定している売上や仕入れ、コスト増大、設備投資などを考慮することが求められます。
一方、これから開業する場合、基準となる実績がないため売上や仕入れ、費用を見込んで予算を策定しましょう。
月ごとのチェックと軌道修正
予実管理を行う際は、月ごとにするのが良いでしょう。
これは、予算と実績が乖離した際に軌道修正がしやすいからです。
一方で、一度に確認する期間が長いと細かく分析することが難しくなります。
また、年度の決算の場合は帳簿上の決算処理や法人税の申告などがあり手間がかかりますが、月ごとであれば年間ほどの手間がかかることはありません。
もし予算と実績にズレが生じた場合は、軌道修正を検討するべきです。
予算と実績を比べる
実績がまとめられれば、
- 売上
- 販管費
- 売上原価
- 営業外損益
の区分で予算と実績を比べていきましょう。
その結果、乖離している場合はその原因を調べます。
原因は一時的なものなのか、長期的なものなのかを分析して、必要なものに対しては何らかの施策を講じます。
対策を打つ
原因と対処法を明らかにしても、それを実際に行わなければ意味がありません。
分析によって原因を明らかにしたあとは、実際に施策や対応を行って、ようやく一巡します。
予実管理を成功させるためのポイントとは
ここからは成功させるためのポイントを見ていきましょう。
適切な予算目標の策定
予実管理によって策定した予算と実績を定量的に比べられるようになると、今後の課題が明確になります。
これは課題解決と成長のために非常に重要なタームです。
前述したように高すぎる予算目標は避けるべきですが、低すぎても目標としての役割を果たせません。
したがって、予算目標は「努力は必要だが実現可能な程度のもの」にすることが重要です。
優先順位を意識する
2つ目のポイントは、優先順位を意識することです。
予算と実績の差分が明確になる結果、差分が小さい要素と大きい要素がでてきます。
このとき、企業の目標達成に大きく貢献する要素は、差分が大きい要素です。
しかし、優先順位が曖昧になっていると、差分が小さい要素と大きい要素に対して適切な予算管理ができなくなってしまいます。
差分が小さい要素に対する分析に集中していると、差分が大きい要素を分析するリソースが失われるかもしれません。
リアルタイムに分析する
3つ目のポイントは、リアルタイムに分析することです。
事業運営を行う環境は刻一刻と変化しています。
例えば翌月に新たな法令が施行されることや、為替相場や石油価格の急騰・急落など、企業経営に直接的な影響を与える変化が起こる可能性は常にあります。
したがって、予実管理において重要なことはリアルタイムの数値を参考に分析し続けることです。
まとめ
予実管理は、数字に基づいて不足を明確にするための手法です。
正しく管理することで、週次での振り返りなどがしやすく、何よりも事実のみで管理できるのが強みです。
正しく効果検証をするために、予実管理は適切に行いましょう。
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