ビジネスにおいて重要なスキルや知識は数多く存在しますが、なかでも基本中の基本となるのが「報連相」です。
実際に多くの企業で、新入社員が的確な報連相ができるように研修を実施しています。
報連相は新入社員だけではなく、中堅社員やベテラン社員にとっても重要であり、目的やポイントを正しく把握しておかなければ正しく運用できなくなってしまうでしょう。
では、なぜ報連相がビジネスにおいて重要なのでしょうか？
そこで本記事では
- 報連相が重視される理由
- 怠ると起こること
- 必要なシーン
- 効果的な方法やポイント
などを解説していきます。
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目次
報連相とは
報連相とは、
- 報告
- 連絡
- 相談
の頭文字をとったビジネス用語です。
それぞれの意味や定義を見ていきましょう。
| 項目 | 内容 |
| 報告 | 業務の進捗状況や、その結果・成果を先輩や上司に伝えること。 |
| 連絡 | 情報を知らせること。意見ではなく事実を伝えることが重要。 |
| 相談 | 業務において不明点やトラブル、課題などがある際に先輩・上司にアドバイスや意見を求めること |
報連相の目的とは
報連相を行う目的は下記のようなものが挙げられます。
業務効率の改善
報連相が適切に行われていれば、上司は、部下が進めている業務やその進捗状況を把握できます。
これにより、業務が終われば次の業務に進みやすいことや、他の従業員を手伝うことができるなどのメリットがあります。
トラブルの早期発見と早期解決
業務に関する情報を正しく把握できれば、トラブルにつながりそうな状況や兆候をいち早く察知することができます。
これにより、トラブルを未然に防いだり、トラブルが生じたとしても迅速に解決することが可能です。
仕事への集中力を高める
部下がどのような業務をしているのか、またどの程度まで進んでいるのかがわからなければ、そのことが気がかりで自分の仕事に集中できなくなることがあります。
これにより、生産性低下やケアレスミスの増加につながるかもしれません。
しかし、報連相ができていれば部下の業務を把握できるため、自分の仕事に集中できるでしょう。
関連記事：多人数でのプロジェクト進行、「報連相」の弊害がマネジメントを悩ませる理由とその解決法
報連相を徹底するメリットとは
報連相を徹底することで下記のようなメリットが期待できます。
人間関係の改善につながる
報連相はコミュニケーションをとる良い機会になります。
普段は話さない相手でも報連相によって「相手が何を考えていて、どうしたいのか」を把握でき、人間関係が改善されます。
さらにお互いに信頼関係を築けるようになれば、コミュニケーションコストの低減にもつながり、業務を効率的に進められるでしょう。
関連記事：信頼関係を構築するには？脳科学と心理学を応用したコミュニケーション術を徹底解説！
部下の個性を把握できる
報連相を続けていると、部下一人ひとりの個性が見えてくるようになります。
これにより、部下の得意なことや不得意なことがわかるため、それに合わせた適切なフォローや適材適所の人材配置が可能になります。
この結果、生産性の高いチームとなるでしょう。
効率的なチームの運営ができる
部下の状況を常に把握できていれば、業務の進捗状況や流れがわかるため、チームの運営がしやすくなります。
一方で部下が何をやっているのか、また業務の進捗状況がわからない場合、誰にどのような指示を出せばよいのか・自身がどう動けばよいのかがわからず、非効率的になってしまいます。
記録が残る
口頭での報連相の場合、後になって「言った言わない」の水掛け論やトラブルにつながる可能性があります。
しかし、口頭ではなくチャットアプリや文書での報連相の場合は記録に残るため、このようなトラブルを回避できるでしょう。
報連相を怠るとどうなるのか？
報連相をしない場合は下記のような問題が生じてしまいます。
トラブルの原因を分析できない
報連相を怠ると、トラブルが生じた際にどの時点でトラブルが生じたのか、また原因は何だったのかなど、トラブルの分析が難しくなってしまいます。
これにより解決までの時間が長引いたり、トラブルを防止する方法の検討ができなくなったりする可能性があります。
大きなトラブルにつながる
はじめは小さなミスや問題だったとしても、放置しておくと大きなトラブルに発展することがあります。
報連相をしていれば、このようなトラブルを未然に防ぐこともできますが、怠るとミス・問題の早期発見と早期解決ができなくなってしまうでしょう。
チームの信頼関係が損なわれる
報連相はコミュニケーションでもあるため、交流が減ることでチームの信頼関係が損なわれてしまいます。
これによりコミュニケーションコストが増大して、情報や意識の共有に時間がかかることや、チームの協力が得られなくなってしまうといった問題が生じます。
報連相が必要なシーンとは
具体的に報連相が必要となるシーンを見ていきましょう。
業務完了時や問題が生じたとき
業務が終わったときや、納期に間に合わないなどの際は報告が必要になります。
仕事が終わったときに報告しなければ、上司や先輩は「なにか問題があったのか？」と不安になったり、次の指示が出せないという問題が生じます。
また、納期に間に合わない場合は、事前にその旨を伝えることで迅速に対処することが可能です。
不明点があるとき
業務中に不明点がある場合、相談をする必要があります。
相談する際は、あらかじめ自分のなかで「何を相談したいのか？」や「何がわからないのか？」を明確にしておくことで、相談を受けた先輩や上司は的確にアドバイスができるでしょう。
まとめ：効果的な報連相を実現するために
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コミュニケーションコストが低い報連相を実施するためには、部下から上司に事実を上げることが大切です。
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