識学では、組織図、ルール、評価制度の三つをそろえ、これらをもとに組織を運営することが極めて重要だとお伝えしています。今回はこのなかで組織図に焦点を絞り、その重要性と作成時のポイントについて解説していきます。成長を望むすべての経営者、リーダーの方々にとって、少しでも参考になれば幸いです。
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目次
組織図が果たす役割
組織図は、組織や企業の内部構造を明確化したものであり、組織の全体像、指揮命令系統を示す極めて重要なものです。にもかかわらず、そもそも組織図がないとか、あっても長く更新されていない、従業員に定期的に開示されていないという企業は数多く存在しています。
「組織図は何のために存在しますか」
この問いにどれだけの方が明確に答えられるでしょうか。組織図は、社外に向けて会社の構造を示すために用いられることもありますが、組織が果たしたい目的の実現、目標の達成に不可欠なものです。
ここからは、組織図が戦略的に作成されていることによるメリットを見ていきましょう。
生産性向上につながる
組織図によって、従業員一人ひとりが社内での自分の立ち位置を認識することができます。組織図がなく役割も明確に示されていない組織では、自分は誰から何を求められているのかが分からなくなります。
ありがちなのは、役割がマネジメントサイドなのか、プレイヤーサイドなのかが不明確なことです。例えば、営業部長は、部下を育成し、組織の予算を達成させる役割ですが、営業部長自らが現場の最前線に立ち続けた結果、部下を教育する時間がなかったとしましょう。経営者は、この状況を望んでいないはずです。
組織図によって自分がマネジメントサイドかプレイヤーサイドかが明確になれば、従業員の動き方が大きく変わってきます。間違っても、この営業部長のようなことはしないでしょう。判断に迷ったときも、組織図があれば誰に相談すべきかはっきりします。
また、組織図があることによって、他部署との連携もスムーズにできるようになります。労務関連や契約書について不明点が出たとき、皆さんはどの部署のどのポジションの人に聞くべきなのかを迷いなく答えられますか。組織図があればこれらは明白なのです。
人員の不足を認識できる
組織に必要な役割を洗い出し、それをもとに組織図を作成していくと、人員が不足しているのであれば、足りないポジションがどこかすぐに分かります。
皆さんの会社では、特定の能力の高い従業員に仕事が多々集まっていないでしょうか。採用は社長の仕事という考えから、採用をするポジションが曖昧になっていないでしょうか。
私がコンサルティングに携わった企業は、一人三役などが当たり前になってしまっている企業が大半でした。その結果、本来やるべき役割に対して100％の力を注ぐことができず、成長が鈍化してしまう要因となっていたのです。
組織図作成時のポイント
では、組織図を作成する際のポイントをご紹介しましょう。大きく三つあります。
必要な役割から考える
組織図を作成する上で、まず重要なのが、現在所属している従業員をもとにして考えるのではなく、組織に必要な役割を考えてから設計していくことです。「あの人はこれが得意だからこの仕事を任せよう」ではいけません。「会社に必要な仕事はこれで、そこには何名の人がいる」という決め方で組織図を描いていきましょう。
その際、部署の格を決めるようにしてください。ここで示す格とは、事業本部や〇〇部、△△課といったものを示します。その部署において必要な格を定めることで、必要なピースが明確になってきます。
部下一人に対し上司は一人だけ
二つ目のポイントは、各社員の評価者が誰なのかを明確にすることです。
「あなたの上司は誰ですか」
この問いに対し、ときどき「A課長とB係長です」と答える人がいます。確かに二人ともその人より上席にいるかもしれませんが、仮に、新入社員Aさんのとある行動について、B課長は「よし」と言い、C係長が「だめだ」と述べたとしましょう。この瞬間、Aさんは迷うことになります。これは明らかなロスタイムです。組織において、部下一人に対し上司は一人だけであるべきです。
組織図内の高さを合わせる
課長や支店長、現場責任者、室長といった役職が、いずれも課長格なのであれば組織図上は同じ高さにするということが三つめのポイントです。
課長だから、支店長だから偉いというわけではなく、ここではあくまでも課長格であるということを示すために高さをそろえてみてください。また、現在の組織図を見たときに課長と係長が組織図上、同じ高さになっているのであれば、一度見直してみて下さい。
特に注意が必要なのは主任という役職名です。主任は、管理職としてマネジメントをする側なのか、それともプレイヤーとの差をつけるための役職なのか。これを明確にしてみてください。
今現在の組織図を作成することができたら、来期、そして3年後など未来の組織図を作成してみるとよいでしょう。すると、足りないものが見えてきて、次の打ち手を早い段階で考え、実行できるようになります。特に、組織図もなく会社を運営してしまっている経営者、リーダーの方々は、組織図を考える時間をつくってみてください。会社が変化するきっかけになるかもしれません。
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