突然ですが、このようなことを感じてはいませんか？
- 「適材適所ってなに？」
- 「どうすれば人的資源の最適な活用ができる？」
- 「適材適所の効果とは？」
適材適所な人材配置は現代のビジネス環境においては重要な意味を持ちます。なぜなら、従業員の特性にマッチした業務を与えることで、単純に業務がスムーズに進むだけでなく、モチベーションや生産性の向上が期待できるからです。
本記事ではビジネスにおける適材適所という言葉について基本的な知識から、メリット、実現する方法などを解説していきます。
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目次
適材適所とは？
適材適所とは、人の能力や特性に最適な地位や業務を与えることを指しています。もともとは伝統的な寺社や家屋といった建築の世界で用いられる語源であり、適材適所の「材」は「材木」を指していました。
日本では多種多様な木材が建築に用いられるため、その木材の性質に最適な使い方がされており、「性質の異なるそれぞれの木材に合った最適な使い方をする」という意味が転じて、ビジネスにおいては「性質の異なる人的資源を自社の課題やニーズに合わせて最適な活用をすること」という意味で使われています。
ビジネスにおける適材適所とは
ビジネスにおいては適材適所な人材配置を行うことは重要です。もし、適材適所ができていなければ離職率の上昇、生産性低下といったデメリットにつながります。
例えば、プログラマーとして仕事ができる人材に営業の仕事をやらせても、うまくいかずに体調やメンタルが悪化してしまうというようなことはよくあります。人には強みや弱みといった個性が必ずあるため、その個性に最適な仕事を与える必要があります。
そのためには、会社が従業員のスキルや個性を見極め、把握したうえで最適な仕事を割り振らなければなりません。
適材適所な人材活用ができている企業は、一人ひとりがパフォーマンスを最大限に発揮できるため、限られた経営資源のなかで最大の生産性を得ることができます。
ビジネスで適材適所が重要視される背景
「適材適所な人材配置をすることが大切である」ということは従来から認識されていましたが、昨今はさらにその重要性が増しつつあります。その理由は下記のような4つの要因があるからです。
- ビジネス環境の変化と複雑化
- 働き方の多様化
- 人手不足の深刻化
- 経営資源の最適化
それでは1つずつ解説していきます。
ビジネス環境の変化と複雑化
昨今、働き方改革や新型コロナウイルスの流行によるリモートワークの推進などにより、ビジネス環境が変化するスピードが速まっています。
このように、さまざまな要素が絡み合うことで環境が複雑化して、先が見通せない時代は「VUCAの時代」と呼ばれています。
従来では、確立された方法でビジネスを展開させることで一定の成果をあげることができました。しかし、VUCAの時代においては正解や正攻法がなく、手探りの状態で成果をあげなければなりません。
したがって、このような時代で生き残るためには、従業員を適材適所に活用することでパフォーマンスを最大化していく必要があるのです。
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働き方の多様化
現代は働き方の多様化が進み、多くの人が自分の価値観やライフスタイルに合わせた働き方を望むようになっているため、企業もこれに応えなければなりません。
今までは会社のやり方を通すために従業員に合わせてもらっていましたが、そのようなやり方では、優秀な従業員の離職につながる可能性があります。したがって、会社は従業員の働き方や個性に合わせた適材適所な人材配置をすることが求められます。
こうすることで、人材の定着やパフォーマンスの最大化が可能です。
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人手不足の深刻化
近年は人手不足が深刻化しており、今後も日本では労働人口が減ることがほぼ確定しているため、企業はこれに対応しなければなりません。
企業は人材の確保をすることが求められますが、今後は自社に最適な人材を採用することは容易ではなくなるでしょう。したがって、少ない人員で最大のパフォーマンスを発揮させなければ競争力を保てなくなってしまいます。
そのため、適材適所な人員配置で、従業員の能力を最大化させる必要性が高まっているのです。
経営資源の最適化
東京都の最低賃金は、2009年に791円だったものが2019年には1013円まで引き上げられています。労働者からしてみると喜ばしいことかもしれませんが、企業にとってはそれだけ人を雇うコストが増えているということになります。
これにより、企業は同じコストで人を雇い続けるのであれば、今までよりも少ない人材で事業を進めなければなりません。したがって、限りある経営資源を最大限に有効活用するためにも、適材適所な人材活用で生産性を高めることが求められるのです。
適材適所な人材活用を行うことで期待できるメリット
それでは、適材適所な施策を行うことで、期待できる具体的なメリットには下記の3つが挙げられます。
- 生産性や効率性が上がる
- 従業員の定着率が上がる
- 人件費削減
それでは1つずつ解説していきます。
生産性や効率性が上がる
まず、適材適所の最も大きなメリットは、生産性や効率性の向上につながることです。従業員一人ひとりが自身の強みや個性を活かせる業務に取り掛かることで、これらが実現されます。
どのような業務でも完璧にこなせる人材は存在せず、得意なことがあれば苦手なこともあるため、その人の性格や特性に最適な業務やポジションを与えることが重要です。自分に向いている仕事ができれば、仕事に対してモチベーションも上がります。
しかし、自分にとって苦手な仕事や強みを活かせない業務であれば、意欲が低下し、結果的に生産性や効率にも悪影響がでるでしょう。
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従業員の定着率が上がる
適材適所ができている職場では、多くの従業員が「自分のやりたいことができている」「自分が得意なことで貢献できている」と感じるため、今の仕事や職場に満足するようになります。
これにより、従業員エンゲージメントや従業員満足度が上がるので離職率が下がり、結果的に定着率も上がるでしょう。
人手不足が深刻化し、簡単に人材を補うことが難しくなった現代では、離職率を下げることは企業にとって必要不可欠です。
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人件費削減
適材適所な施策をすることで、人件費を大きく減らすことができます。
例えば、ある仕事を4時間かけて終わらせる従業員がいた場合、その従業員よりもその仕事が得意な従業員に任せることで、3時間で終わらせることができるようになります。
こうすることで、浮いた1時間でさらに別の仕事をこなせるようになり、生産性の向上とコストカットが実現できるのです。
適材適所な人材活用で生じるリスク
適材適所にはさまざまなメリットがあることがわかりましたが、一方で下記のようなリスクも抱えていることに注意しなければなりません。
- 可能性を潰すリスク
- 意欲が下がるリスク
それでは1つずつ解説していきます。
可能性を潰すリスク
適材適所な人材配置をするためには、人材がどのような能力や個性を持っているのかを素早く把握する必要があります。しかし、強みを把握するにはある程度、実際に仕事をしてみなければわからないケースもあります。
その際、早期に能力を判断することで、本来持っている可能性を潰してしまうリスクがあるため、この点には注意しましょう。ある程度の経験や教育があれば能力を発揮できる可能性を忘れてはいけません。
意欲が下がるリスク
適材適所や人材育成を目的に、戦略的に部署の移動や職務の変更をする「ジョブ・ローテーション」をすることがあります。
しかし、このとき自身の希望とは違う職務に変更された場合、意欲が下がる可能性があります。
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人材配置を適材適所にする方法
従業員を適材適所に活用していくためには、一人ひとりの個性や能力を把握して適切な職務を与える必要があります。それを実現する方法が下記の5つです。
- 適性検査で個性や特性を判断する
- ジョブ・ローテーションを導入する
- 副業や兼業を推奨する
- 本人の意思を確認する
- 従業員に関する情報をまとめる
それでは1つずつ解説していきます。
適性検査で個性や特性を判断する
従業員の能力や特性の把握をするには適性検査を行うのが効果的です。
適性検査ではこれまでどのような仕事をしてきたかや、どのようなスキルを持っているのかだけではなく、本人の特性や傾向、志向を客観的に把握できます。この結果をもとに人材活用をすることができます。
適性検査にはさまざまな種類があり、ストレス耐性の判定をする検査やパーソナリティを調べる検査、知的能力を測るものなどに分けられます。
また、一般的には新入社員に対して行われますが、既に自社で働いている中堅社員に対しても効果的です。
ジョブ・ローテーションを導入する
上記で少し触れましたが、適材適所な人材配置を行うためにジョブ・ローテーションの導入をする企業も少なくありません。ジョブ・ローテーションは従業員の育成を目的に行われるもので、戦略的にさまざまな職務や部署を経験させることを指しています。
実際に業務に取り組まなければ業務との相性や、本人の特性と合っているかどうかはわかりません。従業員はいくつもの仕事をすることで、自分の得意なことや苦手なことがわかり、何が向いているのかを把握することができます。
さらに、部署や職務を超えた交流ができるため、部署間の連携などもやりやすくなるでしょう。しかし、上記でも解説したように、本人の意思や希望と反している職務・部署となるとモチベーションが下がる危険性があることに注意しましょう。
副業や兼業を推奨する
昨今は、従業員に対して副業や兼業を解禁する企業も増えてきています。自分で新たな仕事をするという経験を通して、今まで気づかなかった自身の能力や苦手なことがわかるようになります。
今の仕事と比べることで、仕事に対する考え方が変わり、より活発に仕事に取り組んでくれるようになるでしょう。
副業・兼業は誰かから指示を受けて行うものではなく、自発的・積極的に仕事に取り組まなければならないため、本業に対する姿勢も大きく変わる可能性があるのです。
また、企業が新たな事業を始める際には、今まで自社で活用していたノウハウや技術では対応できないことがあります。その際に、本来なら自社だけでは培うことができないノウハウや技術、スキルを従業員が副業を通して身につけていた場合、それを新規事業に活用できるかもしれません。
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本人の意思を確認する
本人がどのような職務を希望しているかを確認することも重要です。
適性検査やジョブ・ローテーションでわかった強みに最適な業務を与えたとしても、本人がそれを希望していなければあまり効果的ではありません。
もちろん、能力に適した仕事をしてもらうことが生産性向上のカギでもありますが、いくら能力と業務がマッチしていても本人の意思に反していればモチベーションの低下につながります。
したがって、本人が望む働き方や抱えている課題、目標などをヒヤリングすることが求められます。そのためにも1on1や積極的なコミュニケーションを通して、本人の意思を確かめていきましょう。
従業員に関する情報をまとめる
自社に所属する全ての従業員に関する情報をまとめましょう。どのようなスキルや実務経験があり、どのような資格をもっているのかなどをまとめて、いつでも見られるようにしておきます。
こうすることで、新しく事業を始める際に、必要になるスキルや資格を持っている従業員がすぐにわかるため、最適な人材活用ができるでしょう。
適材適所で失敗しないためのポイント
適材適所で失敗しないためには、下記のようなポイントを意識しておきましょう。
- 適材適所を行う必要性の説明
- 定期的に見直す
それでは1つずつ解説していきます。
適材適所を行う必要性の説明
従業員に対して何も説明せずに適材適所な人材配置をしようとすると、反対や混乱が起こる可能性があります。したがって、企業は「なぜ適材適所が必要なのか？」や「人材配置を変える意義」を従業員に説明することが重要です。
定期的に見直す
適材適所な人材配置ができたからといって、そのまま放置しないようにしましょう。従業員はさまざまな経験を通して常に変わり続けているため、やりたい仕事や得意な業務を新たに見つけるかもしれません。
したがって、常に従業員が効率的に仕事ができているかや、適材適所に問題がないかをチェックし、定期的に見直す必要があります。
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まとめ
ここまで適材適所な人材活用をする方法や重要性を解説してきました。
誤った人材配置をしてしまうと、モチベーションや生産性の低下につながるだけではなく、離職率が上がる危険性があります。
人手不足のなかでの離職率の上昇は企業にとっては痛手でもあるため、従業員の状態や能力とそれに踏まえた適材適所を意識することは重要です。
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