突然ですが、このようなことを感じてはいませんか？
- 「OJTってなに？」
- 「新入社員の教育がうまくいかない…」
- 「どうすればOJTを成功させられる？」
OJTは、実際の業務に取り組むことを通じて、仕事に必要な知識やノウハウを学んでいく教育方法です。さまざまな企業で一般的に用いられており、その成果が出ている企業が多くあります。
本記事では、OJTについて基本的な知識からメリットやデメリット、うまく行うためのポイントなどを解説していきます。
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目次
OJTとは
社会人なら一度は聞いたことがある「OJT」ですが、あなたはOJTがどのようなものか、正確に理解しているでしょうか？ OJTは「On the Job Training」の頭文字をとった言葉で、職場内で実施される訓練のことです。
OJTでは、実際に業務を実践しながら業務に関する教育をしていくというもので、教える側に立つのは先輩や上司になります。一般的には、指導者がお手本となるように業務をした後に、指導対象者に実際にやってもらうことで教育を進めていきます。
そして最後に指導者がフィードバックをして改善につなげていくのです。これを何度も行い、目標となる水準を満たしたら、次のレベルへと移行して少しずつ難しい業務を教えていきます。
OJTとOFF-JTの違い
「OFF-JT」は「Off The Job Training」の略で、OJTと混同されがちな言葉です。実践ではなく座学形式で行われる研修や、職場以外で行われる研修のことを指しており、セミナーや研修として行われることが一般的です。
行われる時期は不定期の場合が多いですが、新入社員が入ったタイミングで決まってOFF-JTを行うという企業は少なくありません。この研修では、ビジネスパーソンとして当たり前のマナーや常識を身につけてもらうことを目的に行われる場合が多いです。
OFF-JTとOJTの最も大きな相違点は、実践か座学かという点にあります。OJTでは職場など実際に業務を行う場で実践をすることによって学んでいきますが、OFF-JTでは研修やセミナーといったように座学で学ぶことが一般的です。
また、学ぶ内容も異なっており、OJTでは実際の業務に必要な知識やノウハウを学びます。一方でOFF-JTでは最低限必要の仕事の基礎や、中堅社員をターゲットにした専門的なスキルの強化などが行われます。
OJTとメンター制度の違い
また、OJTと似たものには「メンター制度」があります。これは、新入社員に対して歳が近い先輩が支援するマネジメントです。
OJTは基礎知識などを体系的に学ぶことが目的ですが、メンター制度では実務に関することよりも、仕事上の悩みやキャリアに関することの相談を受けることが主な目的です。
ときには人生相談など業務に関係のない相談にも乗ることで、新しい環境に早く慣れてもらい、新入社員が安心して仕事をできるようにサポートしていきます。
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OJTが必要とされる理由
なぜ、OJTが必要とされるのでしょうか？ その3つの理由を解説していきます。
直ちに会社の戦力にするための人材育成
雇用形態や働き方の多様化により、人材は1つの会社が束縛して育てていくようなものではなくなりました。さらに、ビジネス環境の変化は年々スピードを増しており、さまざまな要素が複雑に絡み合うことで、先が予測できない「VUCAの時代」となっています。
このような環境において、自社の仕事を任せられる人材を育てる方法を明確化することは、現代のビジネス競争を生き残るために、企業にとって欠かせない力です。
一人ひとりの個性や強みを活かしたタレントの開発
昨今では、一人ひとりが持つ個性や強みを生かした人材教育が重視されています。
そうした背景もあり、個人がどのような才能や能力を持っているかによって、柔軟に教育の仕方を変えられるOJTが必要とされているのです。
実務を通して身につく実践力
OJTでは、すぐに自社の業務をこなせる従業員に育てるだけではなく、OJTが済んだ従業員にもさらにOJTを行い、成長を加速させることができます。
哲学者のデイビット・コルプは、経験学習がいかに大切であるかを語っています。実際に経験学習を通じて成功した経営者やビジネスパーソンの存在により、経験学習の重要性が広く認識されるようになりました。
OJT研修とは
OJTの必要性を解説してきましたが、実際にOJTを行う際には、どのようにすれば成功するのかを解説していきます。
正しくOJTを行う方法を理解
まず、当たり前ですがなんとなく行ったり、漠然としたイメージをもとにOJTを行ったとしてもうまくいきません。まずは下記の3つの要素を意識して、「なぜOJTを行わなければならないのか？」を理解して進める必要があります。
- 意図的：研修やトレーニングの目的をOJTの担当者が把握していること
- 計画的：よく考えられた育成計画をもってトレーニングがなされること
- 継続的：トレーニングは繰り返し、そして少しずつステップアップすること
OJTを担当している人物の考え方を変える
次は、OJTを担当している人物の考え方を根本から変えることです。担当者は教育する相手の支援とともに、自分が抱える通常の仕事も行わなければならないため、負担が大きくなりがちです。
したがって、「なぜOJTが必要なのか？」や「OJTが重要な理由とは？」といったやりがいや意義を理解してもらい、OJTに対する考え方を一新してもらう必要があります。
そうしなければ、OJTよりも自分の仕事を優先してしまったり、よくわからないまま教育を進めていき、OJTの本来の意義が失われる危険性があります。
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OJT研修で伝えるべきこととは
OJT研修を実施する際は、具体的に何を伝えるべきなのでしょうか？
ここでは、一般的なOJTの流れとして下記の4つの工程を解説していきます。
- 育成計画の策定
- 業務の量と質の選定
- 業務遂行
- 内省支援
育成計画の策定
正しくOJTを行うには、OJTの対象者となる人物に、どの仕事をどのような時期を見計らって体験させていくのかをよく考え、育成計画として策定していかなければなりません。そのポイントは下記の3つを明確にすることです。
- 最終的にどのようになっていてもらいたいか
- 必要な経験や知識、能力
- 与える仕事の内容や時期
業務の量と質の選定
担当者は育成する相手に、どのような業務をどの程度与えるのかに気をつけなければなりません。もし、対象者の能力を逸脱するほどの仕事量や難しい仕事を与えた場合、自信を失ってしまいOJTへのモチベーションが下がってしまう可能性もあるので、慎重な検討が必要です。
業務遂行
このステップでは、担当者が教育する相手に教えながら、実際に実務に取り組んでもらいます。まず初めに担当者が手本となる実務をして見せてから、対象者にも同じように取り組んでもらいましょう。
内省支援
そして最終的には、行った実務に対して内省をしてもらうことで、仕事が身につくスピードが速くなります。具体的には、自分がした仕事がうまくいったか、そうでないかを確かめてもらい、その理由を考えさせます。
OJTのメリット
OJTを実施するメリットを解説していきます。
低コストで運用できる
まず1つ目のメリットは、OJTでは指導者は社内の人間が行うことが一般的なため、低コストで運用できることです。例えばOFF-JTを行う場合は、社外の組織や指導者に仕事として依頼するため費用がかさみますが、OJTであればそのようなことがありません。
現場で使える知識やノウハウが学べる
OJTでは実務を通して実際の業務を学べるため、仕事で実際に使える知識やノウハウを学ぶことができます。セミナーなどの座学では体系的な理論を学ぶには適していますが、実際に業務で役立つ知識を学ぶには不十分です。
一人ひとりの個性や才能に合わせて教育できる
決まった内容を一方的に教える形式ではないため、一人ひとりの個性や能力、強みや弱みといった個々の違いに合わせて教育できることもOJTのメリットです。一方で集合研修の場合、プログラム通りに進められていくため、人によってはあまり学びにつながっていないこともあります。
新入社員との距離が近くなる
OJTでは現場の先輩や担当となる上司が指導者となるため、新入社員とのコミュニケーションが促進され、両者の距離が近くなるというメリットがあります。
指導者の理解も深まる
「人は教えることによって、最もよく学ぶ」という言葉をご存知でしょうか？ この言葉はローマ帝国の哲学者であるセネカの言葉です。この言葉通り、人は誰かに教えることによって新たな気づきを得たり、定着率をあげることができます。
したがって、OJTでは指導者となる現場の先輩や上司が「教える」という作業を通して自身も成長するため、会社全体を成長させることができるのです。
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OJTのデメリット
OJTには数々のメリットがありますが、一方でデメリットや注意点もあるため一緒に確認していきましょう。
担当の負担が大きくなりがち
OJT担当者はやりがいのある仕事ですが、教えるという作業やその教え方など、すべてがほぼ一任されるような形になるため、負担が大きくなりやすいというデメリットにも注意する必要があります。OJT経験のある人物ならまだ良いかもしれませんが、OJTが初めてだったり不慣れな人物が担当になると、どのように指導していけばよいのか悩むことが多いです。
教える技術が人によってバラバラ
OJTを行う人物によって、人に教える技術がバラバラになるリスクがあります。なかでも、明文化されていない仕事や指導者が経験を頼りに進めている業務に関しては、指導者によって内容が異なり、育成のレベルにばらつきが生じてしまいます。
仕事の能率が悪くなることもある
OJTは指導者と対象者の時間と労力が割かれるため、一時的に仕事の能率が悪くなることがあります。抱えている業務や時期など、場合によっては一度OJTを停止することに気をつけましょう。
OJTではなく放置になる
OJTを行う際に、教育と称して実態はただ放置されているという状況がよく起こります。とくに年末などの忙しい時期には担当者も自分の仕事で手一杯になり、新人の指導どころではなくなるのです。
OJTのポイントやコツ
OJTで失敗しないためにはどのような点に注意するべきなのでしょうか？
ここでは、OJTを成功させるためのコツを解説していきます。
チームで行う
OJTを実施するときは担当者がいますが、全てを担当者に投げるのではなく、チームで連携しながら実施することで効果的なOJTの運用が可能です。上記で解説したように、OJTは担当者の負荷が大きくなりがちなので、少しでも仕事を分散させることでよりよい指導ができるでしょう。
OFF-JTを併用する
OFF-JTはコストがかかりますが、OJTと併用することで効果的な教育が可能になります。ビジネスにおいて基本的なことを学べるため、新入社員にとってはかならず役に立つはずです。
オンラインツールを使う
現在は、新型コロナウイルスの流行により人と人との距離を保つことが求められるため、今までのようなOJTが難しくなっています。リモートワークが当たり前になりつつあるなかで、オンラインで行うオンラインOJTを活用する企業が増えてきています。
企業のOJT事例
それでは、実際にOJTを活用している事例を見ていきましょう。
<Kaizen Platform>
Kaizen Platformは企業の顧客体験をサポートする会社です。新入社員をどのように育成していくかは、一般的にチームや部署で作られます。しかし、同社では「Onboarding Plan」という育成計画を新人自らつくるのです。
その内容は数カ月後の目標やその達成のための具体的な方針などを決め、その実現を目指して指導者が支援していきます。
<GMOペパボ>
GMOペポパはネットショップ作成サービスやレンタルサーバー事業を展開する会社です。先程のKaizen Platformと同じように、同社もオンボーディングに注力しています。同社では「やっていきシート」という計画をつくり、指導者がサポートしていくという形式をとっています。
<マルハニチロ>
冷凍食品や缶詰などの水産事業や畜産事業を展開する大手食品会社のマルハニチロは、新入社員を育成するためにOJTを利用しています。
まず、OJTリーダー（先輩社員）が一年間にわたって指導し、仕事のサポートだけではなく相談に乗ったりもします。しかし、全てをリーダーに任せるのではなく、チームで支援していくのがマルハニチロのOJTの特徴です。
<サントリーホールディングス>
お酒や清涼飲料水など飲料事業を展開しているサントリーでは、「コーチャー制度」と呼ばれる人材育成を実施しています。コーチャーとはメンターや指導者のような役割であり、新入社員を一年間コーチャーが指導していく制度です。
まとめ
ここまでOJTについてメリットやデメリット、注意するべきポイントなどを解説していました。
OJTは新入社員の育成に適した手法であり、これからのビジネス環境においては欠かせないものとなるでしょう。
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