突然ですが、このように感じてはいませんか？
- 「組織運営ってなんで重要なの？」
- 「効果的な組織運営をするためにはどうすればいいの？」
- 「組織をマネジメントするにはどんなスキルが必要なの？」
組織とは、簡単に言うと特定の目的をもった2人以上の集団を指します。そして、組織を円滑に運営し、パフォーマンスを最大化するためには、効果的な組織運営が欠かせません。
この記事では、組織運営についての基礎知識から、組織のマネジメントに欠かせないフレームワーク「7S」や、組織の管理者に求められるスキルを解説していきます。
ぜひ、組織運営についての理解を深め、自社のさらなる成長の参考にしてみてください。
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目次
組織運営とは
組織運営とは、組織が掲げる目標の達成を目指して円滑に機能できるように、組織の経営資源や運営をマネジメントすることです。組織の経営資源には「ヒト・モノ・カネ・情報」の4つがありますが、なかでも人材を指す「ヒト」のマネジメントが重要になります。
現代は正社員や非正規社員、パートやアルバイトといったように働き方の多様化が進んでいます。また、今後はさまざまな国籍やルーツをもった人材の採用が増えると予想されるため、多様性への対応が急務となるでしょう。
そのようなときに必要になるのが組織運営です。組織をマネジメントする立場にある管理者は、従業員の多様な働き方や価値観、スキルに合わせて個別に対応していかなければなりません。効果的な組織運営により、人材のみならず他の経営資源も上手にマネジメントができれば、組織のパフォーマンスを最大化させることができます。
組織が組織として成り立つために必要な3つの要素
そもそも組織とはどのようなものを指すのでしょうか？ 組織が組織として成り立つには、アメリカで電話会社の経営をしていた経営学者であるチェスター・バーナード氏が提唱した3つの要素を満たす必要があります。
その要素が下記の3つです。
- 共通の目的
- 協働の意欲
- コミュニケーション
それでは1つずつ解説していきます。
共通の目的
まず組織に必要なことは、組織を構成するメンバーが共通の目的を持っていることです。会社経営でいえば、ビジョンや経営理念といったものが該当します。
協働の意欲
組織を構成するメンバーに協同する意欲があることが、組織を成り立たせます。協働の意欲とは、組織のメンバーと協力して、組織のために何かしたいと感じることです。
協働する意欲がなく、自分の役割だけをこなしていれば良いと考えるメンバーだけならば、組織として一緒に仕事をするメリットはありません。同じ組織の一員として、チームプレーができることが組織として必要な要素です。
コミュニケーション
組織のメンバー同士が円滑なコミュニケーションをとることも、組織の要素の1つです。共通の目的や協働する意欲があったとしても、コミュニケーションがうまく行われなければ組織としては成り立ちません。
円滑なコミュニケーションがあることで、意思や情報が共有され、お互いの信頼関係の構築にもつながります。
組織の3要素が満たせないという課題
組織が組織として成り立つための3要素を解説しましたが、組織運営で解決するべき課題として、この「3つの要素を満たせていない」ということがよく挙げられます。
まず「共通の目的」ですが、組織としての大きな目的は「売り上げを伸ばす」や「自社のサービスや商品を通して社会に貢献をする」といったものかもしれません。
しかし、従業員からしてみればあまりに大きなビジョンや、組織の売り上げ拡大といった目的は、自分ごととして捉えることが難しくなります。その結果、どうしても給料アップや自己実現など、個人的な目的のために働くようになってしまいます。
したがって、組織が従業員をマネジメントすることで、従業員が組織の目的を自分ごと化できなければ、従業員のモチベーションがどんどん下がっていってしまうのです。
また、コミュニケーション不足によって、実際の現場の状況を把握できていなければ、的確な組織運営はできません。協働しているようにみえて、実際は従業員同士の足の引っ張り合いや個人プレーの頻発が発生している可能性もあります。
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組織運営に欠かせないフレームワーク「組織の7S」
組織運営を考える際に欠かせないフレームワークが、組織の経営資源を下記の7つの要素に分けて考える「組織の7S」です。
- Strategy（戦略）
- Structure（組織構造）
- System（システム）
- Skill（スキル）
- Staff（人材）
- Style（経営スタイル）
- Shared value （共通の価値観）
「組織の7S」とは、アメリカの著名なコンサルティング会社である「マッキンゼー・アンド・カンパニー」が30年以上も前に提唱したフレームワークで、現在も組織のマネジメントをする際に活用されています。
組織運営が的確に行われている企業は、この「7S」に分けられた経営資源が、相互作用していると考えられてます。
それでは、1つずつどのような要素なのかを解説していきます。
Strategy（戦略）
戦略とは、自社が持つ限られた経営資源をどのように活用するのかといった方向性や、目標達成のために何をするべきかを示す計画・指針です。
他社よりも競争で優位に立つための戦略、もしくは自社が競争で優位に立っている場合はその理由などを探る視点が必要になります。
Structure（組織構造）
「組織構造」は、上司と部下などの上下の組織構造が、最もパフォーマンスを最大化できるような形態で構築されているかを指しています。
組織のメンバーがどのようにコミュニケーションをとっているか、誰がリーダーシップを発揮しているかといった視点からの分析が重要です。
System（システム）
「システム」とは、組織の機能を最大化させたり、従業員のパフォーマンスを引き出すために活用されるルール（制度）や仕組みのことです。
具体的には、人事評価システムや予算管理制度、社内情報システム、目標管理制度などが該当します。
Skill（スキル）
「スキル」は従業員が持っている能力や、他社よりも優れている自社の能力などを指しています。例えば、自社が独自に開発した技術力や、長年にわたって培われた営業力などが該当します。
競争優位性を確保しているスキルを把握して、どのようにすればさらに改善・向上できるのかを分析することが重要です。
Staff（人材）
「人材」はまさに自社が抱える従業員のことであり、経営資源の1つの「ヒト」を指しています。しかし、7Sにおける人材は人材そのものだけを指しているのではなく、人材に関わる情報も含まれています。
例えば、「どのような人材を採用しているのか」や「人材教育は適切に行われているか」、「従業員一人ひとりに合った働き方を提供できているか」など、人材が最適にマネジメントされているかも分析しなくてはなりません。
Style（経営スタイル）
「経営スタイル」は、組織の文化や職場の雰囲気、社風などを指しています。
明文化されていないルールや、ボトムアップやトップダウンどいった意思決定フローも含まれています。
Shared value （共通の価値観）
「共通の価値観」とは、組織が掲げるビジョンや企業理念などを指しています。
経営層がこれらの価値観を把握しているのは当然ですが、末端の従業員までしっかり浸透しているのか、正しく理解されているかなどを分析することが重要です。
組織のビジョンや価値観は、組織を構成するメンバー全員が理解していなければ、組織が活動をする際に足並みを揃えることができません。
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的確な組織運営をするために必要な能力
的確な組織運営をして、組織のパフォーマンスを最大限発揮するには、組織を管理する側のスキルが欠かせません。
ここでは組織の管理者が身につけておくべき能力を解説していきます。
適切な目標を見極める能力
組織を管理する者に求められるスキルは、的確な目標を設定して、それを達成するための計画を立てる能力です。
まず、現場の能力を把握して、「努力すれば実現できる目標」を設定しなければなりません。設定する目標は低すぎても従業員のパフォーマンスを最大限引き出せませんし、高すぎても実現可能性が低くモチベーションが上がりません。
したがって、現場の従業員の能力を把握して、適切な目標を見極める能力が必要です。「努力すれば達成できる」レベルの目標を設定することで、程よい緊張感をもって仕事に取り組めるため、従業員のパフォーマンスを引き出すことができます。
また、大きな目標を設定したら、その目標を達成するための小さな目標をいくつか設定することがポイントです。さらに、期日の設定や、達成できたかどうかを数値で測定できるようにしておくことも重要です。
計画通り実行させる能力
目標を立てたら、次は目標を達成するために、実際に現場の従業員が業務に取り組む必要があります。そこで管理者に求められるのが、従業員に計画に沿って実行してもらう能力です。
ただ単に叱りつけたり命令するだけでは、従業員は思い通りに動いてくれないでしょう。計画通りに実行してもらうには、人が動きたくなるような仕組みをつくることが欠かせません。
上下関係を超えたコミュニケーション能力
組織運営における管理者の立場は上司と部下にはさまれており、その双方が納得できる適切な説明ができるコミュニケーション能力が必要になります。
経営者など組織のトップ層は、売り上げや利益といった経済的な課題を優先し、現場に指示を出します。しかしこの時、現場がその指示に従うのが困難な場合、管理者はその理由や原因を上に伝えて、指示の変更や職場環境の改善を求めるべきです。
このように、全体を俯瞰して組織を円滑に機能させるために、経営層と現場の間を取り持てる卓越したコミュニケーション能力が求められます。
また、現場と普段から頻繁にコミュニケーションをとって現場のことを理解していないと、経営層からの要求が実現できるかや、現場のためにどのような要求を経営層にするべきかがわからなくなってしまいます。
従業員をマネジメントする能力
目標を達成するためには従業員のパフォーマンスを最大限発揮してもらう必要があります。そのために管理者がするべきことは、従業員のモチベーションをマネジメントすることです。
モチベーションが下がると業務効率や生産性も低下してしまい、目標の達成が遠のいてしまいます。従業員の意欲を引き出すには、ただ命令したり、精神論を展開するのでは逆効果です。
そうではなく、モチベーションが上がらないような時でも最低限のパフォーマンスを発揮できるような仕組みを構築することが必要になります。そのためには、管理者は従業員が持つそれぞれのスキルや個性を把握し、適材適所を考慮した人員配置や業務配分をしなければなりません。
また、ただ見守るのではなくて、自分が率先して実際に行動することで、従業員のモチベーションを上げることができます。
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効果的な組織運営をするためのポイント
効果的な組織運営をしていくためには、上記に挙げたフレームワーク「組織の7S」を活用したり、管理者が必要なスキルを身につけていたりすることは大前提です。
しかし、これ以外にもいくつかポイントがあるため、解説していきます。
組織のメンバーが気軽に発言できる環境づくり
効果的な組織運営のためのポイント1つ目は、組織のメンバーが気軽に発言できる環境づくりです。
現場で働く従業員の意見は、時に組織にとって重要な気づきをもたらすことがあるため、従業員が気軽に話せるような雰囲気や環境を構築することが、組織運営において大切です。
また、従業員が意見を言うこと自体が、従業員にとって良い影響をもたらします。例えば、管理者が従業員に意見を求めることは信頼の証となりますし、その意見によって組織が変化することで従業員のモチベーション向上や愛社精神の醸成に繋がります。
従業員を思いのままに動かそうとしないこと
続いて必要なことは、従業員を思いのままに動かせると考えないことです。
組織の管理者からしてみれば、部下が自分の思い通りに動けばストレス無く組織を効果的に運営できると考えてしまうかもしれません。しかしそのようなことは不可能であり、従業員をコントロールしようとすれば、むしろ反発を招いてしまうでしょう。
そうではなく、従業員に気持ちよく働いてもらうために、快適な職場環境を構築することが重要です。
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まとめ
組織を円滑に運営していくためには、「ヒト・モノ・カネ・情報」に関わるさまざまな障害や課題を乗り越えなければなりません。なかでも、従業員のモチベーション低下やコミュニケーション不足といった人材面の課題は、組織運営の大きな課題です。
しかし、そこで必要なスキルを持った管理者が的確なマネジメントをすることで、効果的な組織運営が実現できます。その結果、組織のパフォーマンスが最大化され、目標達成に大きく貢献するでしょう。
ぜひ、今回解説した組織運営の基礎知識やフレームワークを参考に、自社の組織運営に活かしてみてはいかがでしょうか。
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